休職の手続きを会社側の流れで解説｜診断書から復職まで

「社員から『休養が必要』という診断書を渡された。会社として、まず何をすればいいのか」。休職の手続きは何度も経験するものではないため、いざその場面になると戸惑う人事・総務のご担当者は少なくありません。

休職の手続きは、法律で一律に決まっているものではなく、会社の就業規則と、厚生労働省の手引きに沿った進め方が土台になります。会社側の流れは「診断書の確認 → 就業規則の確認 → 本人との面談 → 休職命令を書面で出す → 休職中のお金と連絡の手続き → 復職の判断」の順です。この順番を押さえておけば、産業医がいない会社でも落ち着いて対応できます。復職のときの面談の進め方は、復職の産業医面談チェックリストにまとめています。

この記事では、メンタル不調で社員が休職するときを例に、診断書の受け取りから休職命令、社会保険料や傷病手当金の案内、休職中の連絡、復職の判断までを、会社側の手順として順番に整理しました。

休職とは？会社が知っておきたい休職制度の基本

手続きに入る前に、休職制度がどういうものかを確認しておきましょう。ここを押さえておくと、自社の就業規則のどこを読めばよいかがはっきりします。

休職制度は法律で義務づけられた制度ではない

休職とは、病気やけがなどで働けない社員について、雇用契約は続けたまま、一定の期間、働く義務を免除する制度です。

労働基準法などの法律に「休職させなければならない」という定めはありません。休職制度を設けるかどうか、どのような条件にするかは、会社が就業規則で決めます。ただし、制度を設ける場合は就業規則に書き、労働条件として社員に明示する必要があります。厚生労働省も、労働条件の明示事項の一つに「休職に関する事項」を挙げています。

会社の休職期間は就業規則で決まる

休職期間の長さにも法律上の決まりはなく、会社ごとに就業規則で定めます。勤続年数に応じて「1年未満は3か月、1年以上は6か月」のように段階をつける会社もあります。

あわせて、次の点も就業規則で確認しておきます。

• 休職に入る前に、一定期間の欠勤を条件にしているか
• 休職中の給与を支払うか、無給にするか
• 休職期間を勤続年数に含めるか
• 復職後すぐに同じ理由で休んだ場合、前回の期間と通算するか
• 休職期間が満了しても復職できない場合、退職とするか

厚生労働省の手引きでも、休職の最長期間や、期間満了後に雇用契約を終える扱いなどは、あらかじめ就業規則に定めて周知しておくことが望ましいとされています。

休職と欠勤の違い

欠勤は社員が働く日に休むこと、休職は会社が一定期間の就業を免除することです。欠勤が続いたあとに休職へ切り替える流れも多いため、切り替えのタイミングは休職と欠勤の違いとあわせて確認しておくと迷いません。

なお、家族の介護や育児のための長い休みは、会社の休職制度ではなく、育児・介護休業法にもとづく介護休業・育児休業として手続きします。この記事では、本人の病気やけがによる休職（私傷病休職）を扱います。

仕事が原因の不調は扱いが変わる

長時間労働やハラスメントなど、仕事が原因の可能性がある場合は、私傷病の休職とは扱いが変わります。労災と認められれば、健康保険の傷病手当金ではなく、労災保険の休業補償の対象になります。

また、労働基準法19条により、業務上の病気で療養のために休業する期間とその後30日間は、原則として解雇できません。原因がはっきりしないときは、私傷病と決めつけず、本人の話をよく聞いておきましょう。

休職の手続きの流れ（会社側）

休職から復職までの流れは、厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」が5つのステップで示しています。会社側の手続きに置き換えると、次のようになります。

• 休職に入るまで：診断書の受け取り、就業規則の確認、本人との面談、休職命令、引き継ぎ
• 休職中：給与と社会保険料の処理、傷病手当金の案内、定期的な連絡
• 復職のとき：主治医の診断書の受け取り、復職の判断、復職後のフォロー
• 復職できないとき：休職期間満了の扱いの確認

ここからは、この順番に沿って具体的に見ていきます。

休職の手続き1：診断書を受け取ってから休職に入るまで

最初の数日の対応が、その後の休職と復職をスムーズに進められるかを左右します。会社として確認すること、本人に伝えることを順番に整理します。

ステップ1：休職の診断書を受け取り、会社として内容を確認する

休職の手続きは、多くの場合、主治医の診断書が提出されるところから始まります。診断書を受け取ったら、次の点を確認します。

• 病名や症状（「抑うつ状態」など、表現は医師によって異なる）
• 休養が必要な期間の見込み（「〇月〇日まで休養を要する」など）
• 就業についての医師の意見（「自宅療養を要する」「短時間勤務なら可」など）

診断書の期間は医師の見立てで、延びることも珍しくありません。「この日に必ず戻る」前提で計画を立てないようにします。

社員が不調を訴えているのに受診していない場合は、受診をすすめ、休職させるかどうかを判断するために診断書の提出を求めます。就業規則に「会社は診断書の提出を求めることができる」と書いておくと、こうした場面で対応しやすくなります。

ステップ2：就業規則の休職制度を確認する

診断書の内容がわかったら、就業規則の休職の規定を読み直します。確認するのは、休職に入る条件、休職期間、給与の有無、期間満了時の扱いです。

就業規則に休職制度がない会社も、小さな会社ほど珍しくありません。その場合は、社員と話し合ったうえで、休職の期間や条件を書面で取り決めておきます。同じことが今後も起きる前提で、このタイミングで休職の規程を整えておくと安心です。

ステップ3：本人と面談し、休職中のルールを説明する

体調が許す範囲で、本人と短い面談を行います。電話やオンラインでもかまいません。伝えることは次のとおりです。

• 療養に専念してよいこと（仕事の心配は会社が引き受けること）
• 休職の開始日と、就業規則上の休職期間
• 休職中の給与の扱いと、社会保険料の支払い方法
• 傷病手当金という制度があること
• 休職中の連絡の窓口、頻度、方法
• 復職するときの手順（主治医の診断書が必要になることなど）

話した内容は、書面やメールでも渡しておきましょう。

ステップ4：休職命令を書面で出す

休職は、会社が命じる形で始めるのが一般的です。口頭で「しばらく休んで」と伝えるだけでなく、休職命令（休職発令）を書面で出しておくと、休職期間の起算日や満了日をめぐる行き違いを防げます。書面には、次のような項目を入れます。

• 休職の理由（「私傷病による療養のため」など。病名は書かなくてよい）
• 休職の開始日と、休職期間の満了日
• 休職中の給与の扱い
• 社会保険料の本人負担分の支払い方法
• 休職中の連絡方法と、会社への報告事項（月1回の近況報告など）
• 復職を希望するときの手続き
• 休職期間が満了しても復職できない場合の扱い

ステップ5：業務を引き継ぎ、職場への伝え方を決める

業務の引き継ぎは本人の体調を最優先にし、上司が担当業務の一覧を確認するなど、周りで進められる方法を選びます。

職場への伝え方も、本人と相談して決めます。病名などの健康情報は、本人の同意なく社内に広げてはいけません。「体調不良でしばらくお休みします」程度にとどめ、知る人は人事と直属の上司など、必要な範囲に絞りましょう。

休職の手続き2：休職中の給与・社会保険料・傷病手当金と連絡

休職中は、お金の手続きと、本人との連絡が会社の主な仕事になります。どちらも、本人が安心して療養できるかに直結するところです。

休職中の給与と社会保険料の扱い

休職中の給与は、就業規則に定めがなければ、働いていない期間として無給にするのが一般的です。

一方で、健康保険と厚生年金の保険料は、休職中も止まりません。保険料が免除されるのは産前産後休業と育児休業の期間で、病気による休職は対象外です。会社負担分に加えて本人負担分も会社が納めるため、給与から控除できない月は、本人負担分の集め方を決めておきます。

• 毎月、本人から指定口座に振り込んでもらう
• 会社が立て替え、復職後の給与から分割で控除する（本人の同意を書面でとる）
• 傷病手当金が振り込まれたタイミングで、まとめて払ってもらう

住民税も給与から引けなくなるため、市区町村に普通徴収（本人が直接納める方法）への切り替えを届け出るか、本人から集めるかを決めます。雇用保険料は給与にかかる保険料なので、給与がなければ発生しません。

傷病手当金の案内と申請の手伝い

傷病手当金は、健康保険の加入者が業務外の病気やけがで働けず、給与を受けられないときに支給される給付です。協会けんぽの案内では、主な要件は次の4つです。

• 業務外の病気やけがの療養のための休業であること
• 仕事に就けない状態であること
• 待期期間（連続する3日間）を含めて、4日以上続けて働けなかったこと
• 休んだ期間の給与が支払われていないこと

支給されるのは4日目以降で、1日あたりの金額は、支給開始日以前の12か月間の標準報酬月額の平均を30で割った額の3分の2です。支給期間は、支給を開始した日から通算して1年6か月です。給与が一部支払われた場合は、傷病手当金の額との差額が支給されます。

申請書には、本人が書く欄、主治医が書く欄に加え、会社が勤務状況や給与の支払い状況を証明する欄があります。協会けんぽは、給与の締切日ごとに1か月単位で申請することをすすめています。会社としては、申請書の入手方法と、会社の証明欄を記入して返送する流れを本人に伝え、毎月の申請が滞らないように手伝いましょう。詳しい要件は協会けんぽ「傷病手当金」で確認できます。健康保険組合の加入者は、加入先の案内も確認してください。

休職中の連絡は、頻度と窓口を決めておく

休職中の連絡は、多すぎても少なすぎても本人の負担になります。厚生労働省の手引きでも、休職中に接触することは望ましい結果をもたらすことがあるとされ、診断書や傷病手当金の申請書を出してもらうタイミングに合わせて連絡すると、本人の負担が軽くなることがあるとしています。次のように決めておくと、お互いに迷いません。

• 連絡の窓口は人事か直属の上司の1人に絞る
• 頻度は月1回程度を目安にし、本人の体調に合わせて調整する
• 方法はメールなど、本人が都合のよいときに読めるものを中心にする
• 仕事の話や「いつ戻れそうか」の催促はしない
• 本人の同意があれば、家族を連絡先に加える

連絡は、療養の様子を短く聞くことと、事務的な用件を伝えることにとどめます。

診断書の期間が延びたときの休職延長の手続き

最初の診断書の期間が過ぎても回復せず、主治医から新しい診断書が出ることはよくあります。この場合は、新しい診断書を出してもらい、休職がまだ就業規則の休職期間の範囲内かを確認します。範囲内であれば、休職を続ける旨と、変わらない満了日を書面やメールで本人に伝えます。

就業規則の休職期間そのものを超えて延長するかどうかは、規程に延長の定めがあるかで変わります。定めがないのに特定の人だけ延ばすと、ほかの社員との扱いの差が問題になることがあるため、延長の可否と条件をあらかじめ規程に書いておくと判断がぶれません。

休職中の手続きでとくに負担が重いのは、本人との連絡と、職場の誰にも相談できない不調を抱えた社員への目配りです。人事だけで抱え込まず、社外の専門家を相談先として用意しておくと、休職中の社員も、復職したあとの社員も話しやすくなります。

休職の手続き3：復職の判断と、復職できないとき

休職からの復帰は、本人が「戻りたい」と言った日がそのまま復職日になるわけではありません。主治医の判断と、会社の判断の2段階で決めていきます。復職の判断基準や、会社としてのプログラムの作り方は復職支援プログラムの作り方にまとめています。

復職の申し出と主治医の診断書

本人から復職したいという申し出があったら、主治医が「職場復帰が可能」と判断した診断書の提出を求めます。厚生労働省の手引きでは、この診断書に、就業上の配慮についての主治医の具体的な意見を書いてもらうようにするとしています。

ただし、主治医の判断は日常生活の回復の程度をもとにしていることが多く、職場で求められる仕事ができるとは限りません。そこで、会社として仕事の内容と照らして判断する段階が必要です。

復職できるかを判断する目安

手引きでは、復職を判断する目安として、次のような点が挙げられています。

• 本人が十分な意欲を示している
• 通勤時間帯に一人で安全に通勤できる
• 決まった勤務日、時間に続けて働ける
• 業務に必要な作業ができる
• 作業による疲れが翌日までに回復する
• 睡眠と目覚めのリズムが整い、昼間に眠気がない
• 業務に必要な注意力、集中力が戻っている

本人や上司との面談、可能であれば本人の同意を得たうえでの主治医への確認をふまえて、最終的に復職を決めるのは会社です。産業医がいる会社では、産業医の意見を聞いて判断します。

試し出勤と復職後のフォロー

正式な復職の前に、試し出勤などのしくみを設けると、本人の不安を和らげながら準備を進められます。手引きでは、通勤経路を移動して職場付近で過ごす通勤訓練や、本来の職場に試験的に出勤する試し出勤などの例が示されています。導入する場合は、その間の給与や、けがをしたときの扱いを、あらかじめ労使で決めておく必要があります。

復職後は、短時間勤務や残業の制限、業務量の調整などから始め、上司や人事が定期的に様子を確認します。配慮の内容と見直す時期は、復職のときに本人と共有しておきましょう。復職した社員に無理な働き方をさせて不調が再発すると、会社が社員の心身の健康に配慮する安全配慮義務を問われることもあります。

休職期間が満了しても復職できないとき

休職期間が満了しても復職できない場合、就業規則に定めがあれば、退職として扱うのが一般的です。ただし、復職できるかどうかの判断が適切だったかをめぐって争いになることもあります。

満了が近づいたら、早めに本人に満了日と今後の扱いを伝え、主治医の意見も確認します。軽い業務なら就ける状態であれば、ほかの業務に就ける可能性も検討しましょう。迷うときは、社会保険労務士などの専門家に相談してから進めると安心です。

なお、傷病手当金は、退職日までに継続して1年以上健康保険に加入しているなどの条件を満たせば、退職後も残りの期間について受けられます。退職日に出勤すると条件を満たさなくなるため、本人にあわせて伝えておきます。

休職中に本人から退職を申し出られたとき

休職中に、本人から「このまま退職したい」と申し出られることもあります。本人の意思による退職であれば、通常の退職と同じく退職届を受け取り、退職日を決めて、社会保険の資格喪失や離職票の手続きを進めます。

ただし、体調が悪いときの判断は揺れやすいものです。急いで受理せず、本人の意思が固いかを確認し、退職日をいつにするかで傷病手当金を退職後も受けられるかが変わることも伝えておきましょう。会社から退職を促したと受け取られないよう、やりとりは記録に残しておきます。

休職の手続きで会社がやりがちな失敗と注意点

休職対応のトラブルは、伝え方や情報の扱いから起きることが多くあります。特に気をつけたい点をまとめます。

口頭だけで休職させてしまう

口頭で「とりあえず休んで」と済ませると、休職の開始日や期間があいまいになり、満了日をめぐる食い違いが起きやすくなります。必ず書面で残しましょう。

健康情報を社内に広げてしまう

メンタルヘルスに関する情報は、個人情報の中でも特に慎重な扱いが必要です。厚生労働省の手引きでも、健康情報は厳格に保護されなければならないとされています。診断書は人事が管理し、上司には就業上の配慮に必要な範囲だけを伝えます。

退職をほのめかす

「休むくらいなら辞めたほうがいいのでは」といった発言は、ハラスメントと受け取られるおそれがあります。休職や復職の話と、退職の話は切り分けましょう。

産業医がいない会社のメンタル不調による休職の流れ

従業員50人未満の会社には産業医の選任義務がなく、休職や復職の判断を人事が一人で抱えがちです。公的な無料の支援を知っておくと、判断の負担を軽くできます。

公的な無料の支援を使う

• 産業保健総合支援センター：各都道府県にあり、専門スタッフが職場復帰支援プログラムの作成について無料で助言する。50人未満向けのモデルプログラムや休業のしおりなどの資料も公開している
• 地域産業保健センター：50人未満の事業場は、医師による健康相談などを無料で利用できる
• こころの耳：厚生労働省の働く人のメンタルヘルス・ポータルサイト。職場復帰支援の手引きの内容を学べる教材がある

職場復帰支援のモデルプログラムは労働者健康安全機構「職場復帰支援」、手引きのポイントはこころの耳「職場復帰支援の5つのステップ」で確認できます。医師への相談を申し込む流れは、地域産業保健センターの使い方にまとめました。

休職の前に気づける仕組みをつくる

休職の手続きと同じくらい大切なのが、休職に至る前に不調に気づくことです。

• 社員が上司や人事を通さずに相談できる窓口を用意する
• 組織の状態を定期的に確認し、負担が偏っている部署に早めに手を打つ
• 復職した社員が、復職後も相談を続けられる先を用意しておく

こうした予防の取り組みは、職場のメンタルヘルス対策の「4つのケア」の考え方で整理すると、何から手をつければよいかが見えてきます。

ココロチェックで、休職の前後まで支える

休職の手続きに加えて、休職の前に不調に気づき、復職後も支え続ける仕組みがあると、会社と社員の双方の負担が軽くなります。

とはいえ、産業保健の担当者がいない会社では、どの部署に負担がたまっているかを見る手段も、社員が上司や人事を通さずに話せる相談先も、社内だけではなかなか用意できません。復職した社員が「人事に知られずに相談したい」と感じることもあります。

ココロチェックは、産業保健の担当者がいない会社のための、法人向けメンタルヘルスサービスです。組織の状態を「測る」ところから、社員が専門家に相談して「癒す」ところまでを、一つのサービスで支えます。

• 組織の状態を測る：設問に答えるだけで、組織の状態と部署ごとの傾向がわかる組織診断を無料で用意しています
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次の休職者を出さないために、まずは無料の組織診断で、負担が偏っている部署がないかを確かめてみませんか。

休職の手続きのよくある質問

最後に、休職の手続きについて、人事・総務のご担当者からよく寄せられる質問にお答えします。

Q. 休職の手続きで会社が用意する書類は何ですか？

主に、休職命令（休職発令）の通知書、休職中のルールをまとめた説明書面、傷病手当金の申請書の会社の証明欄です。本人には主治医の診断書を出してもらいます。復職のときは、主治医の復職可能の診断書と、復職日や配慮の内容を記した書面を用意します。

Q. 休職の手続きにはどのくらいかかりますか？いつから休職できますか？

法律で決まった日数はありません。診断書で「すぐに休養が必要」とされていれば、就業規則の条件を確認したうえで、診断書の日付や本人と話し合った日から休職とすることもできます。就業規則が「一定期間の欠勤のあとに休職」と定めている場合は、その欠勤期間を経てから休職に入ります。休職命令の書面は、休職の開始日までに渡せるよう準備しておきましょう。

Q. 会社の休職期間は自由に決めてよいですか？

休職期間に法律上の決まりはなく、会社が就業規則で定めます。ただし、短すぎる期間は期間満了による退職をめぐる争いにつながりやすいため、無理のない期間にしておきましょう。

Q. 診断書がないと休職させられませんか？

休職させるかどうかは会社が判断するもので、診断書はその大切な判断材料です。不調が明らかなのに受診していない場合は、受診をすすめ、診断書の提出を求めます。就業規則に診断書の提出を求められる旨を書いておくと、対応しやすくなります。

Q. 休職中の社会保険料は誰が払いますか？

休職中も健康保険と厚生年金の保険料はかかり、会社負担分と本人負担分の両方が必要です。給与が出ない月は本人負担分を給与から引けないため、振り込みや立て替えなど、集め方を休職前に本人と決めておきます。

Q. 休職中の社員に会社から連絡してもいいですか？

連絡してかまいません。窓口を1人に絞り、月1回程度を目安に、本人の負担にならない方法で連絡します。仕事の話や復職の催促は控えましょう。

まとめ：休職の手続きは「順番」と「書面」で落ち着いて進める

休職の手続きについて、会社側の要点を振り返ります。

• 休職制度は法律の義務ではなく、休職期間や給与の扱いは就業規則で決まる。診断書を受け取ったら、まず就業規則を確認する
• 休職命令は書面で出し、社会保険料の払い方、傷病手当金、休職中の連絡方法をあわせて伝える
• 復職は主治医の診断書と会社の判断の2段階で決め、試し出勤や復職後のフォローで再発を防ぐ

休職の手続きは、社員が安心して療養し、職場に戻ってくるための道筋です。初めての対応を機に規程と相談先を整え、次に同じ場面が来たときに迷わない準備をしておきましょう。

規程を整えたら、次は休職者を出さない職場づくりです。今の職場にどれだけ負担がかかっているかを知るところから始めると、打つ手を選びやすくなります。