休職と欠勤の違いとは？休業との違いと会社の対応

「体調不良で休みが続いている社員がいる。これは欠勤のままでいいのか、休職にすべきなのか」。従業員の少ない会社では、こうした場面で初めて就業規則の休職の定めを読み返す、という方も多いのではないでしょうか。

休職と欠勤の違いは、一言でいえば会社が「働く義務」を免除しているかどうかです。欠勤は働く義務が残ったまま休んでいる状態、休職は会社が就業規則にもとづいて働く義務を一時的に免除している状態です。この違いを押さえておかないと、欠勤が長引いた社員への対応や、休職期間が満了したときの扱いで判断を誤りやすくなります。

この記事では、厚生労働省のモデル就業規則や労働基準法をもとに、休職と欠勤、休業の違いを整理したうえで、欠勤が続く社員に会社がどう対応すればよいか、就業規則のどこを見直せばよいかを解説します。

休職と欠勤の違いとは

まずは、休職と欠勤がそれぞれどんな状態なのかを確認します。どちらも「会社に来ていない」点は同じですが、労働契約の上での意味がまったく違います。

休職とは

休職とは、業務外の病気やけがなど、主に社員側の事情で長いあいだ働けない状態が続くときに、社員としての身分を残したまま、一定期間、働く義務を免除する扱いのことです。厚生労働省のモデル就業規則でも、このように説明されています。

休職について、労働基準法には定めがありません。休職制度を設けるかどうか、どんな場合に休職とし、期間を何か月にするかは、会社が就業規則で決めます。制度を設けた場合は、就業規則に記載し、採用時の労働条件の明示でも「休職に関する事項」を伝える必要があります。

欠勤とは

欠勤とは、本来働く日（所定労働日）に、社員が働かなかったことをいいます。会社は働く義務を免除していないので、欠勤は「働く約束を果たしていない状態」です。

そのため、欠勤した日の給与は、ノーワーク・ノーペイの原則（働かなかった分は支払わなくてよいという考え方）により、支払う必要はありません。年次有給休暇を使えば、その日は欠勤ではなく有給の休みになります。

休職と欠勤の違いを5つの点で比べる

休職と欠勤の違いを、実務で迷いやすい5つの点で整理します。

• 働く義務：休職は会社が免除している。欠勤は義務が残ったまま休んでいる
• 始まり方：休職は会社の発令（命令や承認）で始まる。欠勤は社員が休んだ時点で生じる
• 根拠：休職は就業規則の定めが根拠。欠勤は法律や規則で特別に定められたものではない
• 給与：どちらも原則として無給。ただし休職中の給与を一部支払うかは就業規則で決められる
• 長引いたとき：休職は期間満了で復職か退職かを判断する。欠勤が長引くと、懲戒や解雇の理由として扱われることがある

病気による長期欠勤と休職の違いも、この「働く義務が免除されているか」で考えます。私傷病で1か月以上休んでいても、会社が休職を発令していなければ、それは長期の欠勤のままです。

大切なのは、休職が解雇を一定期間待つための制度という位置づけである点です。病気で長く働けない社員を、欠勤のまま放っておけば、いずれ「働く約束を果たせない」ことを理由とした解雇の問題になります。休職制度は、その前に療養の時間を確保するためのものだと考えると、違いがつかみやすくなります。

休職と休業の違い

休職と似た言葉に「休業」があります。休職と休業の違いもよく質問されるので、ここで整理しておきます。

休業は法律に定めがあるもの

休業は、法律にもとづいて働かない期間を指すことが多い言葉です。主なものは次のとおりです。

• 育児休業・介護休業：育児・介護休業法にもとづく休業
• 産前産後休業：労働基準法にもとづく出産前後の休業
• 業務上のけがや病気による休業：労災保険の休業補償の対象になる
• 会社の都合による休業：仕事がない、設備の故障などで会社が休ませる場合。平均賃金の60%以上の休業手当の支払いが労働基準法26条で義務づけられている

このうち、業務上のけがや病気で療養のために休業している期間とその後30日間は、労働基準法19条により、原則として解雇できません。

休職は会社が就業規則で決めるもの

これに対して休職は、法律に定めがなく、会社が就業規則で内容を決める制度です。期間の長さも、休職中の給与の有無も、会社ごとに違います。

つまり、休職と休業の違いは「法律で決まっているか、会社が決めているか」と覚えておくとよいでしょう。ただし、会社によっては社内で「休業」と「休職」を区別せずに使っていることもあります。言葉ではなく、どの法律や規定にもとづく休みかで判断するのが確実です。

迷ったときの見分け方

社員が休んでいる状態を、次の順番で確認すると整理しやすくなります。

• 原因が業務によるものか、会社の都合によるものか（そうなら休業として扱う）
• 育児・介護・出産など、法律で定められた休みか（そうなら休業として扱う）
• 上のどれでもなく、会社が休職を発令しているか（していれば休職）
• 発令がなく、有給休暇も使っていないか（それなら欠勤）

特にメンタルヘルス不調では、長時間労働やハラスメントなど、原因が業務にあるかどうかがあとで問題になることがあります。私傷病として休職扱いにする場合も、業務との関係を確かめた記録を残しておくことが大切です。

欠勤が続く社員への会社の対応

ここからは、欠勤が続く社員に対して、会社が実際にどう動けばよいかを順番に見ていきます。欠勤から休職に切り替えるまでの流れを、中小企業の実務に合わせて整理しました。

ステップ1：欠勤の連絡を受け、状況を記録する

まずは、本人からの連絡内容、欠勤の日数、理由を記録します。体調不良が理由なら、いつから、どんな症状か、通院しているかを、本人の負担にならない範囲で確認します。

連絡が途絶えている場合は、本人の安否を最優先にします。電話やメールで連絡がとれなければ、入社時に届け出のある緊急連絡先に連絡することも検討します。

ステップ2：医師の診断書の提出を求める

体調不良による欠勤が一定日数続く場合は、医師の診断書を提出してもらいます。モデル就業規則でも「傷病のため継続して○日以上欠勤するときは、医師の診断書を提出しなければならない」という規定例が示されており、何日で求めるかは会社が決めます。中小企業では「連続7日」前後を目安にしている例が多く見られます。

診断書では、療養が必要な期間の見込みを確認します。この見込みが、休職に入るかどうかを判断する材料になります。

ステップ3：有給休暇の扱いを本人と確認する

欠勤の日を年次有給休暇に振り替えるかどうかは、本人の希望を確認したうえで決めます。会社が一方的に有給休暇を消化させることはできません。

本人が希望すれば、まず有給休暇を使い、残りがなくなってから欠勤、さらに休職へと進むのが一般的な流れです。有給休暇を使った日は給与が支払われるため、健康保険の傷病手当金はその日については支給されません（給与が手当金より少ない場合は差額が出ます）。

ステップ4：就業規則の要件に沿って休職を発令する

就業規則に「業務外の傷病による欠勤が○か月を超えたとき」などの休職の要件があれば、その要件を満たした時点で休職を発令します。要件を満たす前でも、診断書で長期の療養が必要とわかる場合に会社が休職を命じられる定めにしておくと、対応が早くなります。

発令は口頭ではなく、休職の開始日、期間、満了日、満了時の扱い、休職中の連絡方法を記した書面で行います。とくに満了日と、満了しても復職できないときの扱いは、この時点で本人に伝えておくことが、のちのトラブル防止になります。

ステップ5：給与・社会保険・傷病手当金の扱いを伝える

休職中の給与は、就業規則で定めがなければ原則として無給です。業務外の病気やけがで働けない場合は、健康保険から傷病手当金が出ます。連続する3日間の待期を含めて4日以上働けなかったとき、4日目から支給され、期間は支給開始日から通算して1年6か月です（全国健康保険協会「傷病手当金」）。

休職中も社会保険の加入は続くため、本人負担分の保険料をどう集めるか（毎月振り込んでもらう、復職後に精算するなど）も決めておきます。

休職命令の書面に入れる項目や、休職中の連絡、復職の判断までの流れは、休職の手続き（会社側の流れ）で順番に整理しています。

欠勤が続く社員の多くは、休みはじめる前から一人で不調を抱えています。上司や人事に言い出しにくい段階で相談できる先が社外にあれば、欠勤が長引く前に手を打てることもあります。

欠勤が続く社員にやってはいけない対応

欠勤が続くと、職場の負担が増え、会社としては早く決着をつけたくなるものです。しかし、対応の順番を誤ると、処分や退職の扱いが無効と判断されるおそれがあります。

不調が疑われるのに、無断欠勤として処分する

欠勤の背景にメンタルヘルス不調がうかがえる場合、いきなり懲戒処分にするのは避けましょう。

最高裁は、精神的な不調から有給休暇を使い切ったあと約40日間欠勤を続けた社員を、会社が無断欠勤を理由に諭旨退職とした事案（日本ヒューレット・パッカード事件、最高裁第二小法廷 2012年4月27日判決）で、精神科医による健康診断を行い、その結果に応じて休職などの対応を検討しないまま懲戒処分としたのは適切な対応とはいえないとして、処分を無効とした判断を維持しました。

欠勤が「怠けているのか、働けない状態なのか」を確かめないまま処分すると、会社の対応として不適切と見られやすい、という点を押さえておきましょう。

業務が原因の可能性を確かめない

長時間労働やハラスメントが背景にある場合、その不調は私傷病ではなく、労災にあたる可能性があります。業務上の病気による休業中とその後30日間は、労働基準法19条で解雇が禁止されています。私傷病の休職として期間満了で退職扱いにしても、あとで労災と認められれば、その扱いが問題になります。

業務の負担を知りながら手を打たなかった場合は、会社が社員の心身の安全に配慮する安全配慮義務を果たしていないと問われることもあります。

連絡がとれないまま放置する

連絡がとれない状態を「本人の問題」として放っておくと、安否の確認が遅れるだけでなく、あとで退職や処分の判断をするときに「会社が手を尽くしていない」と受け取られます。連絡を試みた日時や方法、内容は、すべて記録に残しておきましょう。

休職期間満了と自然退職

休職に入ったあと、会社が最も判断に迷うのが、休職期間満了の時点で復職できない場合の扱いです。ここでは自然退職の考え方と注意点を整理します。

休職期間満了とは

休職期間満了とは、就業規則で定めた休職の期間が終わることです。満了の時点で、会社は次のどちらかを判断します。

• 病気が治り、働ける状態に戻っていれば復職させる
• 治っておらず、働くことが難しければ、就業規則の定めにしたがって退職または解雇とする

休職期間満了で自然退職とするための条件

休職期間満了による自然退職とは、満了の時点で復職できないとき、本人の退職届や会社の解雇の手続きによらず、期間の経過によって自動的に雇用契約が終わる扱いのことです。

自然退職とするには、就業規則に「休職期間が満了してもなお傷病が治らず、働くことが難しい場合は、休職期間の満了をもって退職とする」といった定めがあり、社員に周知されていることが前提です。厚生労働省のモデル就業規則でも、休職の条文と退職の条文の両方にこの定めが置かれています。

定めがない場合や、満了時に「解雇する」と定めている場合は、解雇として扱うことになり、労働契約法の解雇のルール（合理的な理由と社会通念上の相当性）や、30日前の解雇予告の手続きが必要になります。

自然退職でも争いになりやすい場面

規定があっても、自然退職の扱いが争われることがあります。よくあるのは「もう働ける状態だったのに、会社が復職を認めなかった」という主張です。

裁判例では、元の仕事にすぐ戻れなくても、職種を限定せずに雇っている社員であれば、軽い業務や別の業務への配置ができたかどうかまで考慮される傾向があります。主治医の「復職可能」という診断書だけで判断せず、また会社の印象だけで「まだ無理」と決めつけず、仕事の内容に照らして判断した根拠を残すことが大切です。

満了前に会社がしておくこと

休職期間満了の扱いでもめないために、次の準備をしておきましょう。

• 満了日の1か月以上前に、満了日と満了時の扱いを書面で本人に知らせる
• 本人の同意を得て、主治医に職場での仕事内容を伝え、復職できるかの意見をもらう
• 産業医がいない会社は、会社が指定する医師の意見も聞けるよう就業規則に定めておく
• 復職を認めるか、退職とするかの判断の理由を記録に残す

産業医がいない会社で医師の意見を聞きたいときは、50人未満の事業場なら地域産業保健センターで医師の相談を無料で受けられる場合があります。

休職期間満了の通知書に入れる項目

満了前の通知は、口頭ではなく書面（休職期間満了通知書）で渡します。次の項目を入れておくと、のちの行き違いを防げます。

• 休職の開始日と、休職期間が満了する日
• 満了日までに復職を希望する場合は、主治医の診断書を〇月〇日までに提出すること
• 復職の可否は、診断書や面談をふまえて会社が判断すること
• 満了日までに復職できない場合は、就業規則第〇条により満了日をもって退職となること
• 問い合わせ先（人事の担当者名と連絡方法）

就業規則に休職期間の延長の定めがある場合は、延長を検討する余地があるかもあわせて確認し、ない場合は延長を約束するような書き方は避けます。

休職期間満了で退職したときの離職票と失業保険

休職期間満了で退職した社員から離職票を求められたら、通常の退職と同じく資格喪失の手続きをして、離職理由は実際の経緯に沿って記載します。離職理由がどの区分にあたるかを最終的に判断するのはハローワークです。

ハローワークの基準では、病気やけがなどによる「正当な理由のある自己都合」で離職した人は、特定理由離職者にあたる場合があります。ただし、失業保険（基本手当）は「すぐに働ける状態」であることが前提で、病気で働けないあいだは受け取れません。その場合は受給期間の延長を申し出る仕組みがあることを、本人に伝えておくと親切です（ハローワークインターネットサービス「基本手当について」）。

就業規則の休職規定を見直すチェックポイント

休職と欠勤の扱いでもめる原因の多くは、就業規則の休職の定めがあいまいなことです。ここでは、見直すときに確認したい点と、規定の文例を紹介します。

休職に入る条件と欠勤の数え方

「欠勤が○か月を超えたとき」とだけ書くと、出勤と欠勤を繰り返すメンタルヘルス不調のケースで、いつまでも休職に入れないことがあります。次のような書き方を検討しましょう。

• 業務外の傷病による欠勤が、連続または断続して○日（例：通算30日）を超え、なお療養が必要なとき
• 欠勤の間に出勤した日が○日（例：5日）未満のときは、前後の欠勤を連続しているものとみなす
• 欠勤の要件を満たさなくても、医師の診断書等により長期の療養が必要と会社が認めたときは休職を命じることができる

休職期間の長さ

休職期間は、会社が自由に決められます。中小企業では3か月から6か月程度、勤続年数によって1年から1年6か月とする例もあります。傷病手当金の支給期間（通算1年6か月）を目安にする考え方もありますが、会社の規模で長期の欠員を支えられるかもあわせて考えます。

ただし、あまりに短い期間にすると、療養の機会を十分に与えていないとして、満了による退職の扱いが争われるおそれがあります。勤続年数で段階を分けるのも一つの方法です。

再休職のときの通算

復職してすぐに同じ病気で休むことを繰り返すと、休職期間が何度も最初から数え直されることになります。次のような定めを置いておくと、判断がしやすくなります。

• 復職後○か月（例：6か月）以内に同一または類似の傷病で欠勤したときは、前の休職期間と通算する
• 通算した休職期間が上限に達したときは、休職期間が満了したものとする

休職中の給与・報告・連絡

• 休職期間中は原則として給与を支給しない（一部を支給する場合は、期間と割合を明記する）
• 休職中は、会社の求めに応じて月1回程度、療養の状況を報告する
• 休職期間は、会社の都合による場合を除き、勤続年数に算入しない（退職金などに影響する場合）

期間満了時の扱い

• 休職期間が満了してもなお傷病が治らず、働くことが難しいときは、休職期間の満了をもって退職とする
• 復職の可否は、主治医の意見に加え、会社が指定する医師の意見を聞いて会社が判断する

就業規則を変えたら、従業員への周知を忘れないでください。常時10人以上の社員がいる事業場では、労働基準監督署への届出も必要です。社員にとって不利益な変更になる場合は、内容の合理性や説明の手順にも注意が必要です。厚生労働省のモデル就業規則には、休職や欠勤の規定例と解説が載っているので、自社の規則と見比べてみるとよいでしょう。

ココロチェックで、欠勤が続く前に気づく

休職と欠勤の扱いを整えることは大切ですが、本当は、欠勤が続く前に不調に気づけるのがいちばんです。メンタルヘルス不調は、遅刻や欠勤が増える前から、表情や仕事ぶりの小さな変化として表れることが少なくありません。上司による気づきや声かけなど、職場のメンタルヘルス対策の基本を押さえておくことが土台になります。

ただ、少人数の会社では、どの部署に負担が偏っているかを数字で見る手段がなく、社員も身近な上司や人事には不調を打ち明けにくいものです。この「気づく仕組み」と「話せる場所」は、社内だけではなかなか埋まりません。

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休職と欠勤の違いのよくある質問

最後に、休職と欠勤の違いについて、人事・総務のご担当者からよく寄せられる質問にお答えします。

Q. 休職と欠勤の違いを簡単に言うと何ですか？

働く義務が免除されているかどうかです。休職は会社が就業規則にもとづいて働く義務を免除している状態、欠勤は働く義務があるのに休んでいる状態です。どちらも原則として給与は出ませんが、欠勤が長引くと懲戒や解雇の理由になりうる点が大きく違います。

Q. 欠勤中でも傷病手当金はもらえますか？

業務外の病気やけがで働けず、給与が支払われていなければ、休職の発令前の欠勤期間でも傷病手当金の対象になります。連続する3日間の待期のあと、4日目から支給されます。休職かどうかではなく、「療養のため働けない状態か」で判断されます。

Q. 休職と休業の違いは何ですか？

休業は、育児休業や介護休業、産前産後休業、会社都合の休業など、法律に定めがある休みを指すことが多い言葉です。休職は法律に定めがなく、会社が就業規則で内容を決める制度です。

Q. 休職期間満了で自然退職とするのは解雇にあたりますか？

就業規則に「休職期間の満了をもって退職とする」と定め、周知している場合は、解雇ではなく期間の経過による退職として扱われるのが一般的です。ただし、満了時に本当に働けない状態だったかが争われると、解雇と同じように厳しく判断されることがあります。復職の可否を判断した根拠を残しておきましょう。

Q. 休職中に年次有給休暇を使うことはできますか？

休職中はそもそも働く義務が免除されているため、有給休暇を使う余地はないと考えるのが一般的です。有給休暇を使いたい場合は、休職に入る前の欠勤期間に充てるのが通常の流れです。

Q. 欠勤が何日続いたら休職にすべきですか？

法律で決まった日数はなく、就業規則の定めによります。規定がない会社では、欠勤が長引いても休職に切り替えられず、対応に困ることになります。「通算○日を超えたとき」「医師が長期療養を必要と認めたとき」など、具体的な基準を定めておきましょう。

まとめ：休職と欠勤の違いを押さえ、就業規則で判断の基準を決めておく

休職と欠勤の違いについて、要点を振り返ります。

• 休職は会社が就業規則にもとづいて働く義務を免除する扱い、欠勤は働く義務が残ったまま休んでいる状態。休業は法律に定めがある休みを指すことが多い
• 欠勤が続く社員には、状況の記録、診断書の確認、有給休暇の確認を経て、就業規則の要件に沿って書面で休職を発令する。不調が疑われるのに無断欠勤として処分するのは避ける
• 休職期間満了で自然退職とするには、就業規則への明記と周知、満了前の通知、復職可否を判断した根拠の記録が必要

休職の定めは、問題が起きてから読み返すと「書いていない」「解釈が分かれる」ことに気づきがちです。欠勤が続く社員が出る前に、欠勤の数え方、休職期間、満了時の扱いを就業規則で具体的に決めておきましょう。

規定を整えるのと並行して、今の職場に欠勤や休職につながりそうな負担がたまっていないかを見ておくと、備えがより確かになります。