休職者への連絡頻度の目安｜誰が何を伝えるか・メール例文

「メンタル不調で休職に入った社員への連絡頻度は、どのくらいが適切なのか」「連絡しすぎて負担にならないか、放っておいて見捨てられたと思われないか」。産業医や保健師がいない会社では、こうした判断を人事・総務や直属の上司が自分たちで決めることになります。

休職者への連絡頻度に、法律で決まった回数はありません。実務では月1回程度を目安に置き、主治医の意見と本人の状態を見ながら増やしたり減らしたりする会社が多くなっています。ただし、これは民間の解説や実務の慣行にもとづく目安で、公的な基準ではありません。厚生労働省の手引きが示しているのは、回数ではなく「休業中でも接触が望ましい結果をもたらすことがある」「接触のタイミングは、あらかじめ決めておく」という考え方です。

この記事では、休職者への連絡頻度の決め方に加えて、連絡する人（窓口）、伝える内容、メールの例文、連絡が取れないときの対応までを、従業員30〜100人の会社の目線で整理しました。休職に入るまでの事務は休職の手続きを会社側の流れで解説した記事、復職の段取りは復職支援プログラムの作り方で扱い、この記事は「休職中の連絡」に絞っています。

休職者への連絡頻度は月1回程度が目安

まず、頻度の考え方を整理します。決まりがない分、会社として基準を先に決めておくことが大切です。

法律に連絡頻度の決まりはない

労働基準法や労働契約法などに、休職中の社員へ「何日に1回連絡する」といった規定はありません。休職制度そのものが法律で義務づけられたものではなく、休職の期間や条件は各社の就業規則で決まります。連絡の頻度や方法も、就業規則や休職中のルールとして会社が定めるものです。

頻度は会社が決めてよい一方で、決めておかないと担当者ごとに対応がバラバラになります。

厚生労働省の手引きが示す、休業中の接触の考え方

休職中のケアについては、厚生労働省・労働者健康安全機構の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」が、第1ステップ（病気休業開始及び休業中のケア）として整理しています。連絡に関係する要点は次のとおりです。

• 休業中でも、休業者に接触することが望ましい結果をもたらすこともある
• 接触するときは、孤独感、復職できるかという不安、今後のキャリアなど、本人が不安に感じていることについて、十分な情報を提供することが重要
• 不安や悩みを相談できる場を設け、社内の相談体制や社外の相談機関、地域の相談制度を情報提供することも考えられる
• 傷病手当金などの経済面の不安を減らす配慮が重要
• 接触のタイミングは、復職支援のルールを決める段階で検討しておくことが望ましい。たとえば診断書や傷病手当金の申請書を提出するタイミングに合わせると、本人の負担が軽くなることがある
• 実際の接触では、必要な連絡事項を除き、主治医と連絡をとったうえで行う

ここから読み取れるのは、連絡が本人の不安を減らす情報を届ける機会でもあること、そして頻度の数字は示されておらず、主治医との調整が前提になっていることです。手引きの本文は厚生労働省「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」（PDF）で読めます。

目安は月1回程度。診断書の提出時期に合わせると負担が小さい

手引きの考え方を実務に落とすと、月1回程度を基本にして、診断書の更新や傷病手当金の申請書のやり取りの時期に合わせる、という形が組みやすくなります。申請書の郵送や記入のやり取りがもともと発生するため、連絡のためだけの連絡が増えません。傷病手当金の申請の流れは傷病手当金の会社の手続きにまとめています。

診断書の出し方や休職の開始日は休職はいつから？開始日の決め方で扱っています。診断書の期間ごとに連絡の予定を入れておくと、運用が楽になります。

頻度を調整する3つの軸

月1回は出発点であり、次の3つを見て調整します。

• 本人の状態：症状が重い休職の初期は、会社からの連絡自体が負担になりやすいため、事務連絡だけにして間隔を空ける。回復してきたら、復職の準備として間隔を詰める
• 主治医の意見：連絡の頻度や内容について、主治医が控えるよう言っている場合は従う。本人の同意を得たうえで、主治医に確認する
• 本人の希望：メールだけにしてほしい、診断書のときだけでよい、といった希望は、できる範囲で尊重する

最初の面談で、頻度・方法・時間帯を本人に聞いて決めておくと、あとからのすれ違いが減ります。決めた内容は、書面かメールで残しておきましょう。

休職者への連絡は誰が、何を伝えるか

頻度の次に迷うのが、窓口と内容です。ここで基準を作っておくと、担当者が替わっても同じ対応を続けられます。

連絡の窓口は人事か直属の上司の1人に絞る

連絡の窓口は、人事（総務）の担当者1人に絞るのが基本です。上司や同僚が思い思いに連絡すると、仕事の話が混ざったり、「みんなから連絡が来る」という圧を感じさせたりします。

ただし、人事が不在の小さな会社では、直属の上司や経営者が窓口になることも多いでしょう。その場合は、上司が窓口でも、仕事の指示や進捗の話は一切しないと決めておきます。上司との関係が不調の原因になっているときは、本人が嫌がる窓口を避け、人事や第三者に替える判断も必要です。

連絡で伝えること・聞くこと

連絡の内容は、短く、次の範囲にとどめます。

• 体調をうかがう一言（細かい症状や経過は聞かない）
• 診断書の期限、傷病手当金の申請書など、事務手続きの案内
• 休職期間の満了日、給与や社会保険料の扱いなど、本人が不安に思いやすい制度の案内
• 社内外の相談先の案内
• 連絡の頻度や方法について、変えたいことがないか

病名や治療の詳しい内容は、聞き出そうとしなくて構いません。診断書に書かれた範囲を超えて確認したいことがあるときは、本人の同意を取り、主治医への情報提供依頼書などの正式な手順で行います。

連絡しないほうがよいこと

次のような連絡は、本人の回復の妨げになる可能性があります。

• 仕事の質問や、引き継ぎの確認（どうしても必要なときは、窓口を通して事前に相談する）
• 「いつ戻れそうか」「そろそろ復職できないか」という催促
• 職場の人手不足や、他の社員の負担を伝えて罪悪感を持たせる話
• 「もう大丈夫でしょう」といった決めつけ

復職の可否は、主治医の判断と会社の判断を経て決めるものです。

連絡の方法と記録の残し方

連絡の方法は、メールやチャットなど、本人が自分の都合のよいときに読んで返せるものを基本にします。電話は、事前に日時を相談してからにします。診断書や書類の郵送は、郵送の事実が残る方法を選びます。

連絡のたびに、日付、方法、担当者、伝えた内容、本人の返答を簡単に記録しておきましょう。あとで連絡が途絶えたときや、休職期間の満了を扱うときに、会社が配慮して連絡していた経緯を示す資料になります。この記録は健康情報を含むため、見られる人を限定して保管します。

休職者への連絡メールの例文3つ

そのまま使える形で、場面別に3つ載せます。会社名・名前・日付は置き換えてください。件名は、メールが他の人の目に触れても内容が分からない書き方にしています。

例文1：休職開始時に、連絡のルールを伝えるメール

• 件名：【〇〇株式会社】休職中のご連絡について
• 〇〇さん
• お疲れさまです。人事の△△です。まずは、ゆっくり休んでいただくことを最優先にしてください。
• 休職中の連絡の窓口は、私（△△）に一本化します。仕事に関する連絡は、上司・同僚からは行いません。
• 事務的なご案内や、診断書の期限のご確認のため、月1回程度、こちらからメールでご連絡します。お返事は、体調のよいときで構いません。
• 頻度や連絡方法について、ご希望があれば、遠慮なくお知らせください。主治医の先生から指示がある場合も、お伝えください。
• 休職期間、給与や社会保険料の扱い、傷病手当金の手続きは、別紙にまとめました。ご不明な点があれば、いつでもご連絡ください。

例文2：月1回の定期連絡のメール

• 件名：【〇〇株式会社】近況のご確認と事務のご案内
• 〇〇さん
• 人事の△△です。その後、いかがお過ごしでしょうか。
• 無理にお返事をいただく必要はありません。もし書ける範囲で、今のご様子を教えていただければ幸いです。
• 事務のご案内です。今回の診断書の期間は〇月〇日までです。次の診断書や傷病手当金の申請書は、〇月〇日ごろまでにお送りください。
• 会社の外にも、ご相談いただける窓口があります。ご希望があれば、案内をお送りします。
• 次回のご連絡は、〇月〇日ごろを予定しています。ご都合が悪いときは、お知らせください。

例文3：診断書の期限前に、延長の確認をするメール

• 件名：【〇〇株式会社】診断書の期限について
• 〇〇さん
• 人事の△△です。現在の診断書の期間が〇月〇日までとなっています。
• 引き続き休養が必要な場合は、主治医の先生に診断書を作成していただき、〇月〇日までにご提出ください。ご提出が難しい場合は、ご事情だけでもお知らせいただければ、方法を一緒に考えます。
• 休職期間の満了日は〇月〇日です。満了までに決めていくことがありますので、体調のよいときに、一度お話しできる日を教えてください。
• 復職の時期は、主治医の先生と相談して決めるものです。焦らず、進めていきましょう。

例文3の「満了までに決めていくこと」とは、延長の可否や、復職できない場合の扱いのことです。就業規則と照らして確認しておきましょう。

休職者と連絡が取れないときの対応

メールや電話に返信がない状態が続くと、人事は不安になります。ただ、メンタル不調の休職者は、症状の波で返信できないことがあります。返信がないことだけで、すぐに「無責任」「復職の意思がない」と判断するのは避けましょう。

休職の手続きに入る前に、出社の予定日から無断で休んだまま連絡もつかない場合は、無断欠勤で連絡が取れないときの手順を先に確認してください。

まず手段を変えて、記録を残す

連絡が取れないときは、次の順で進めます。

• 同じ手段を繰り返さず、メール、電話、チャット、郵送と手段を変える
• 間隔を空けて数回試す
• 「返信は短くてよい」「体調が悪ければ一言でよい」と、返信のハードルを下げる文面にする
• 試した日時と方法を記録する

文面は、責める調子にならないようにします。「連絡がないので心配しています」「お返事は一言で構いません」という形が基本です。

緊急連絡先や家族への連絡は慎重にする

家族や緊急連絡先への連絡は、本人の健康情報を第三者に伝えることにつながります。休職の開始時に「連絡が取れないときの連絡先」を本人に確認し、同意を書面で残しておくと、判断が楽になります。

同意がない場合や、本人が家族に伝えたくないと言っている場合は、無断で家族に事情を伝えないでください。伝えるときも、必要最小限にとどめ、病名や経過は話しません。

生命や身体に危険が及ぶことが心配されるほど連絡が途絶えているときは、状況に応じて緊急連絡先への連絡や、警察への相談などを検討します。判断に迷うときは、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談しましょう。

就業規則に連絡の義務を定めておく

連絡が取れないことで困らないためには、休職の制度のなかに、次のような定めを入れておくのが現実的です。

• 休職中は、会社が定める方法で、定期的に状況を報告すること
• 診断書の提出の期限と方法
• 連絡先（住所、電話、メール）の変更を会社に届けること
• 正当な理由なく連絡に応じない場合の取り扱い

休職の就業規則の書き方は休職の就業規則の書き方で、条文例まで扱っています。連絡に応じないことを理由に不利益な扱いをするときは、本人への警告や書面での通知を経て、慎重に進める必要があります。実際の対応は、個別の事情で変わるため、専門家に確認してから進めてください。

連絡を負担に感じ、拒否されたとき

「会社から連絡が来るのがつらい」と言われた場合、連絡をゼロにするのではなく、形を変えます。たとえば、電話をやめてメールだけにする、頻度を診断書のタイミングだけにする、窓口を別の人に替える、といった調整です。

最低限、診断書の提出と休職期間の満了などの事務連絡は、書面で行う必要があります。この必要性は、本人にも丁寧に説明しましょう。そのうえで、本人の希望と会社の必要を、主治医の意見も聞きながら調整します。

連絡の頻度や窓口を決めても、人事が休職者の悩みを直接受け止め続けるのは負担が大きく、本人も会社の人には話しにくいことがあります。会社の外に、専門家へ相談できる入り口を別に用意しておくと、連絡の場で相談に踏み込みすぎずに済みます。そうした相談先づくりの選択肢を知りたい方は、サービス資料をご覧ください。

休職中の連絡で会社がやりがちな失敗

実務でよく起きる失敗を3つ挙げます。

連絡を放置して、復職時に関係が切れる

「触れないほうがいい」と連絡を絶つと、本人は孤立感や復職への不安を強めがちです。連絡の頻度を下げることはあっても、完全に途切れさせないようにしましょう。

上司が善意で何度も連絡する

仕事を休ませて申し訳ないという思いから、上司が頻繁に連絡するケースがあります。善意でも、本人には圧に感じられることがあります。上司には、窓口が人事であることを事前に伝えましょう。休職中の連絡は、人事を通すのが安全です。

連絡の場で、退職の話を持ち出す

連絡の場で、会社の事情から退職の意向を探る言い方をするのは避けてください。退職を促す言動は、本人に追い込まれた印象を与え、トラブルにつながります。休職中に本人から退職の話が出たときの対応は、休職中の退職の記事で整理しています。

ココロチェックで、休職中の「相談先」をつくる

手引きは、休業中の不安を減らすために、相談の場や相談機関の情報を提供することを挙げています。ただ、産業保健の担当者がいない会社では、会社自身が相談先を用意するのも、人事が休職者の悩みを受け止めるのも、負担が大きくなります。

ココロチェックは、産業保健の担当者がいない会社のための、法人向けメンタルヘルスサービスです。組織の状態を「測る」ところから、社員が専門家に相談して「癒す」ところまでを、一つのサービスで支えます。社員は、公認心理師・臨床心理士などの専門家に、オンラインで1回30分から相談できます。会社が見られるのは組織単位の傾向だけで、誰が相談したかは本人の同意なく伝わりません。休職に至る前の段階から、社員が会社の外側に近い場で話せる入り口があると、人事が一人で抱える範囲を減らせます。

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休職者への連絡のよくある質問

Q. 休職者への連絡頻度はどのくらいが適切ですか？

法律で決まった回数はなく、月1回程度を目安にする会社が多くなっています。診断書の更新や傷病手当金の申請書のやり取りの時期に合わせると、本人の負担が小さくなります。主治医の意見や本人の状態に応じて、増減してください。

Q. 休職者への連絡は誰がするのがよいですか？

人事（総務）の担当者1人に窓口を絞るのが基本です。小さな会社で上司が担う場合も、仕事の話をしないことを決めておきます。上司との関係が不調の原因にあるときは、窓口を替えることも考えましょう。

Q. メンタル不調の休職者に、連絡してはいけない場合はありますか？

主治医が会社との接触を控えるよう言っている場合や、症状が重い初期は、事務連絡だけにとどめ、連絡の方法や回数を減らします。完全に連絡を断つのではなく、書面で必要な事務の連絡は行います。判断に迷うときは、本人の同意を得て主治医に確認しましょう。

Q. 休職者と連絡が取れないとき、家族に連絡してもよいですか？

休職の開始時に、本人から緊急連絡先と、連絡してよいことの同意を書面で取っておくのが望ましいです。同意がないときは、無断で事情を伝えず、まず手段を変えて本人への連絡を重ねます。生命や身体の危険が心配されるときは、警察への相談なども検討し、専門家にも確認してください。

Q. うつ病などで休職中の部下や同僚に、上司・同期から連絡してもよいですか？

会社として、窓口は人事に一本化するのが基本です。上司や同期が個人的に気づかいの一言を送ること自体は止められませんが、仕事の話や復職の催促が混ざらないよう、事前に伝えておきます。うつ病など病名にかかわらず、本人が連絡を負担に感じていないかを、窓口の人事が確かめておくと安心です。

Q. 休職者が連絡を拒否したら、どうすればよいですか？

連絡をゼロにせず、方法や頻度を本人の希望に近づけます。メールのみ、診断書のタイミングのみ、窓口の変更などです。診断書の提出や休職期間の満了など、必要な事務連絡は書面で行うことを説明し、理解を得ましょう。

まとめ：休職者の連絡頻度は、月1回程度の目安を決めて、本人に合わせて調整する

• 休職者の連絡頻度に法律の決まりはない。月1回程度を目安に、診断書や傷病手当金の申請書の時期に合わせ、主治医の意見と本人の状態で調整する
• 窓口は人事か上司の1人に絞り、体調の確認と事務の案内、相談先の情報提供にとどめる。仕事の話と復職の催促はしない
• 連絡が取れないときは、手段を変えて記録を残す。家族連絡は同意を前提に慎重に行い、就業規則に連絡の定めを置いておく

休職者への連絡は、回数を守るよりも、本人が安心して療養できるように続けることが目的です。まず、連絡の窓口と頻度、方法を社内で決め、休職に入る社員に最初に伝えるところから始めてください。