休職中の退職の申し出を受けたら｜会社側の対応と手続き

休職中の社員から「退職したい」と申し出があったとき、会社は止められるのでしょうか。結論から言うと、期間の定めのない雇用（正社員など）の社員が退職を申し出た場合、休職中でも会社の承諾は要らず、民法第627条により申し入れから2週間で雇用は終わります。会社が「休職が終わるまで待ってほしい」と言っても、退職の効力は変わりません。

ただし、休職中の退職には、本人の申し出による退職、休職期間満了による退職、会社から促す退職勧奨の3つがあり、それぞれ進め方と注意点が違います。この記事では、休職中の退職に会社がどう対応するかを、申し出の受け方、退職日の決め方、離職票や社会保険の手続きの順に整理します。従業員30〜100人の会社の人事・総務の方に向けて書いています。

休職中の退職は3つのパターンに分けて考える

休職中の退職といっても、きっかけによって会社の動き方が変わります。まず、どのパターンなのかを見分けましょう。

本人から退職の申し出があった場合

もっとも多いのがこの形です。本人が復職を断念した、転職を考えている、家族と相談して決めた、といった理由で申し出があります。法律上、正社員のような期間の定めのない雇用では、申し入れから2週間で退職の効力が生じます（民法第627条第1項）。休職中であっても同じです。就業規則に「1か月前までに申し出る」などの定めがあっても、引き継ぎの目安として協力を求めるにとどめるのが安全です。

契約社員など期間を定めた雇用は、契約期間の途中では原則として「やむを得ない事由」が必要です（民法第628条）。ただし、病気で働けない事情があるときは、「契約期間中だから辞められない」と突っぱねず、事情を聴いて話し合いましょう。

休職期間満了で退職になる場合

就業規則に「休職期間が満了しても復職できないときは退職とする」と定めている会社では、期間が満了した時点で、復職できなければ退職となります。これは本人の申し出ではなく、規程に基づく退職です。規程の書き方は、休職の就業規則の書き方で条文例を紹介しています。

会社から退職を促す退職勧奨の場合

会社が本人に退職を勧めるのが退職勧奨です。応じるかどうかは本人が自由に決められ、会社が強要することはできません。休職中は本人の心身の状態が不安定なため、3つのパターンのなかで最も慎重な対応が求められます。

休職中の退職の申し出を受けたときの会社の対応

本人から申し出があったとき、会社はまず落ち着いて事情を聴きます。ここでの対応が、その後のトラブルを防ぐ土台になります。

ステップ1：申し出の方法を確認し、書面にしてもらう

電話やメールで「辞めたい」と伝えられた場合は、その場で退職を確定させず、本人の意思を確認したうえで退職届（または退職願）の提出をお願いします。休職中は出社できないことが多いので、郵送やメールでの提出を認めましょう。書面を求めるのは、退職の意思と退職日を、後から食い違わないよう記録に残すためです。

ステップ2：その場で受理せず、本人の状態と意思を確かめる

メンタル不調で休職している人は、気分の落ち込みから「迷惑をかけるから辞めるしかない」と思い詰めていることがあります。申し出が出たら、次の点を確かめます。

• 退職の理由と、いつから考えていたか
• 主治医から就労について話があったか
• 会社に要望や不安（職場の人間関係、業務量など）があるか
• 家族や周囲の人に相談できているか

その場で受理せず、数日あけてもう一度意思を確認するのも一つの方法です。引き止めるためではなく、本人が納得して決めるための時間として設けます。会社側の面談の進め方は、退職引き止めの範囲と面談の進め方を参考にしてください。

ステップ3：退職日と、お金に関わる情報を伝える

退職日の決め方で、本人が受け取れるお金が変わります。特に傷病手当金は、次の節で説明するとおり、退職日の扱いに条件があります。会社が一方的に退職日を決めるのではなく、事実を伝えたうえで本人が選べるようにします。

ステップ4：退職日までの連絡窓口を決める

私物の返却、貸与品の返却、社会保険料の精算、離職票の送付先など、退職までにやり取りが必要な事項があります。休職中の本人の負担を減らすため、連絡の方法（メール中心、担当者は一人など）と頻度を決めておきましょう。休職中の連絡の取り方全般は、休職者への連絡頻度の決め方で扱っています。

休職中の退職は退職日で傷病手当金が変わる

休職中の社員が傷病手当金を受けている場合、退職日の決め方で、退職後の給付が続くかどうかが変わります。会社が必ず本人に伝えておきたい点です。

退職後も傷病手当金を受けられる条件

協会けんぽによると、退職後も傷病手当金を受け続けるには、次の2つの条件を満たす必要があります。

• 退職日の前日までに、継続して1年以上の被保険者期間があること（任意継続、共済組合、国民健康保険の期間は含まない）
• 退職時点で、傷病手当金を受けている、または受けられる条件を満たしていること

支給の期間は、支給開始日から通算して1年6か月が上限です。また、一度働ける状態になったあとに再び働けなくなっても、その分は支給されません。詳しい要件は協会けんぽのよくある質問で確認できます。

退職日に出勤すると、退職後の分は出なくなる

協会けんぽは、退職日に出勤したときは継続給付を受ける条件を満たさなくなるため、資格喪失後（退職日の翌日）以降の傷病手当金は支給できないとしています。挨拶や荷物の整理、引き継ぎのための出勤も、退職日にはさせないよう本人に伝えましょう。

なお、被保険者期間が1年に満たない場合は、退職後の継続給付の対象外です。このとき、退職日をいつにするかは本人の状況を踏まえて決めることになります。会社の側から「この日に辞めてほしい」と決めつけるのではなく、本人が選べる形にします。

申請書の事業主の証明は在職分に必要

傷病手当金の申請書には、給与の支払い状況について事業主が証明する欄があります。退職までの在職期間の分は、会社の証明が必要です。退職後の期間の分の書き方や、会社の記入が必要かどうかは、保険者（協会けんぽ支部または健康保険組合）によって案内が異なる場合があります。会社の手続き全体は傷病手当金の会社の手続きにまとめていますが、不明な点は加入先の保険者に確認してください。

休職期間満了による退職の進め方

期間満了による退職は、本人の申し出がなくても退職になる仕組みなので、通知と記録が欠かせません。ここでは、満了退職の扱いと、会社が気をつける点を整理します。

休職期間満了で退職になる根拠は就業規則

休職期間満了の退職は、就業規則に根拠があって初めて成り立ちます。厚生労働省のモデル就業規則も、休職期間が満了してもなお傷病が治らず就業が困難な場合は、満了をもって退職とする、という形で示しています。定めがない会社で一方的に退職扱いにするのは避け、専門家に相談しましょう。

自然退職でも「復職できるか」の判断は問われる

満了による退職は、規程に基づく自然退職と整理されるのが一般的です。ただし、形式が退職でも、復職の可否の判断が不適切だった場合には、争いになることがあります。次の対応を記録に残しておくと、会社を守る材料になります。

• 満了日までに主治医の意見（診断書など）を確認したか
• 産業医や専門家の意見を聞いたか（産業医がいなければ主治医の意見を丁寧に確認する）
• 元の仕事に戻れなくても、配置できる別の業務がないか検討したか
• 本人と面談し、復職の意向と見通しを聴いたか

満了の前に、本人へ書面で知らせる

満了の直前に初めて「退職になります」と伝えると、本人が受け止められず、トラブルになりやすくなります。満了の数か月前（目安として1〜3か月前）に、満了日と、復職できなかった場合の取り扱いを書面で通知しておきましょう。通知の時期は就業規則に合わせます。

満了前に本人から退職の申し出があったら

休職期間満了が近づいたとき、本人から先に「退職します」と申し出ることもあります。この場合は、満了退職ではなく、本人の申し出による退職として扱うことになります。退職日を満了日にそろえるのか、それ以前にするのかは、傷病手当金の条件も踏まえて本人と相談します。

休職中の退職勧奨は強要にならない範囲で行う

会社の側から退職を促したい場面もあるかもしれません。ここでは、休職中の退職勧奨で、してよいことと避けるべきことを整理します。

退職勧奨は「提案」であり、断る自由がある

厚生労働省の「確かめよう労働条件」では、退職勧奨は労働者自身の意思で退職するよう勧めるものであり、応じるか拒否して勤め続けるかは労働者が自由に選べる、とされています。また、勧奨の手段や方法は「社会通念上相当と認められる範囲」に限られ、これを超えて退職を強要する行為は違法とされています。

休職中に避けるべき退職勧奨の進め方

休職中の本人に対しては、次のような対応は強要と受け取られるおそれが高くなります。

• 何度も連絡や面談を重ねて、繰り返し退職を迫る
• 「戻る場所はない」「迷惑だ」など、本人を追い込む言い方をする
• 退職しないなら復職させない、不利益に扱うとほのめかす
• 考える時間を与えず、その場で退職届を書かせる
• 家族や主治医に相談する機会を奪う

休職中は、本人の判断力が落ちていることがあります。仮に本人が退職に同意しても、その意思が自由なものだったかが、後から問われる可能性があります。会社の一方的な事情で退職を促すのではなく、まず復職の可能性を検討し、そのうえで話し合う姿勢が欠かせません。

退職勧奨を行うときの基本の進め方

どうしても退職の話し合いが必要な場合は、次の手順を意識します。

• 面談の目的を伝え、本人が断ってもよいことを最初に明らかにする
• 面談の回数と時間は必要最小限にし、複数回に分ける場合は間隔をあける
• 条件（退職日、退職金、解決金などを会社が示すなら）を書面で示す
• 本人が持ち帰って考え、家族や専門家に相談する時間を保証する
• 合意した内容は、退職届や合意書として書面に残す

なお、退職勧奨で辞めた場合の離職理由の扱いは、個別の事情で異なります。会社都合と自己都合の区分は、最終的にハローワークが判断するため、本人に思い込みで説明しないようにします。

迷ったときは社会保険労務士や弁護士に相談する

休職中の社員への退職勧奨は、個別の事情で判断が分かれる難しい場面です。個別の判断が必要なときは、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談してから進めましょう。

休職中の社員が退職したあとに会社が行う手続き

退職が決まったら、会社は社会保険と雇用保険の手続きを行います。休職中の社員でも、手続きの期限は通常の退職と同じです。

健康保険・厚生年金の資格喪失届は退職日の翌日から5日以内

日本年金機構によると、事業主は、退職などで健康保険・厚生年金保険の資格を失う人が出たとき、事実があった日から5日以内に、被保険者資格喪失届を提出します。資格を失う日は退職日の翌日です。資格確認書などを交付している場合は回収して添付し、回収できないときは回収不能届を添付します。詳しくは日本年金機構の案内を確認してください。

休職中の社会保険料の本人負担分が未納になっている場合は、退職前に精算の方法を決めておきます。

雇用保険の資格喪失届と離職票は10日以内

雇用保険の被保険者資格喪失届は、被保険者でなくなった日の翌日から起算して10日以内に、事業所を管轄するハローワークへ提出します。本人が離職票を希望する場合は、離職証明書もあわせて出します。59歳以上の離職者は、本人の希望にかかわらず離職票が必要です。

離職証明書に書く離職理由は、本人に確認する必要があります。休職中の退職では、休職期間満了、本人の申し出、退職勧奨の合意など、きっかけによって書く内容が変わります。事実に基づいて書き、判断が分かれるときは、ハローワークに確認しましょう。

休職中で賃金が出ていない期間の書き方

病気で30日以上続けて賃金が支払われなかった期間がある場合、その期間は、失業手当の受給資格を判断する期間に加えられる扱いがあります。離職票の備考欄に、賃金が支払われなかった期間を記載します。こころの耳のQ&Aにも、この点が説明されています。休職が長い社員の離職票は、記載の漏れがないよう、ハローワークで書き方を確認しながら作りましょう。

退職後すぐに失業手当を受けられるとは限らない

雇用保険の基本手当は、働ける状態で仕事を探している人が対象です。退職時に病気で働けない状態だと、働けるようになるまでは基本手当を受けられません。この場合は、受給期間の延長を申請できます。標準の受給期間は離職の翌日から1年ですが、働けなかった日数が30日以上続いたときは、その日数分だけ最長3年まで延長できます（こころの耳「メンタルヘルス不調で休職中の社員が退職する場合雇用保険はもらえるの？」）。申請するのは本人ですが、会社から離職票を速やかに渡し、制度があることを伝えると、本人が困りません。

貸与品や私物、離職票・源泉徴収票の送付先は、退職届と一緒に確認しておくと漏れません。休職の開始から復職・退職までの会社側の流れ全体は、休職の手続きを会社側の流れで解説で整理しています。

休職者の退職対応は、年に何度もあるわけではないため、そのたびに手探りになりがちです。休職の前後に社員を支える仕組みを先に整えておくと、退職の申し出が出る前に打てる手が増えます。

ココロチェックで、休職の前後まで備える

休職中の退職は、会社にとっても本人にとっても、できれば避けたい結果です。休職に入る前の段階で、組織の状態や社員のストレスの偏りに気づければ、退職に至る前に手を打てる場面が増えます。

産業保健の担当者がいない会社では、社員の変化に気づく仕組みも、相談を受ける専門家も、社内だけでは用意しにくいものです。ココロチェックは、設問に答えるだけで組織の状態と部署ごとの傾向がわかる組織診断を、無料で用意しています。また、公認心理師・臨床心理士などの専門家に、社員がオンラインで1回30分から相談できます。会社が見られるのは組織単位の傾向だけで、誰が相談したかは本人の同意なく伝わりません。

休職中の退職でよくある質問

休職中の退職について、人事・総務の担当者からよく出る疑問に答えます。

Q. 休職中の社員から退職の申し出があったら、会社は拒否できますか？

期間の定めのない雇用であれば、拒否できません。民法第627条により、申し入れから2週間で退職の効力が生じます。就業規則に「1か月前まで」などの定めがあっても、会社が承諾しないことを理由に退職を止めることはできません。

Q. 休職中の退職は、いつ伝えるのが一般的ですか？

法律上の決まりはなく、本人が決めたときに会社へ伝えます。会社の側から「いつまでに決めてほしい」と迫るのは避けましょう。休職期間満了が近い場合は、その日までに復職か退職かを考える必要があることを、書面で早めに知らせておくと、本人も整理しやすくなります。

Q. 休職期間満了で退職になった場合、解雇扱いになりますか？

就業規則に満了で退職とする定めがあれば、解雇ではなく、規程に基づく退職として扱うのが一般的です。ただし、復職の可否の判断が不適切だったと争われることはあるため、主治医の意見の確認や面談の記録を残しておきます。

Q. 休職中の退職勧奨は違法ですか？

退職勧奨そのものは違法ではありませんが、社会通念上相当な範囲を超えて退職を強要すると違法とされます。休職中の本人は不調のなかにあるため、頻繁な面談や圧力と受け取られる言動は避け、断る自由があることを明らかにしてください。

Q. 退職後も傷病手当金はもらえますか？

退職日の前日までに継続して1年以上の被保険者期間があり、退職時に傷病手当金を受けているか受けられる状態で、退職日に出勤していなければ、残りの期間について受け続けられます。上限は通算1年6か月です。条件を満たすかは加入先の保険者が判断するため、本人から問い合わせてもらってください。

Q. 休職中の退職でも離職票は必要ですか？

本人が失業手当の受給を希望する場合は、離職票が必要です。59歳以上の人は、希望にかかわらず交付が必要とされています。本人が不要と言っても、後から必要になることがあるため、希望の有無を書面で確認しておきましょう。

まとめ：休職中の退職は「本人の意思の確認」と「退職日の説明」から

休職中の退職は、パターンに応じて、落ち着いて手順を踏めば対応できます。要点は次の3つです。

• 休職中の退職は、本人の申し出（民法第627条で2週間）、休職期間満了、退職勧奨の3つに分けて考え、退職勧奨は強要にならない範囲にとどめる
• 申し出を受けたら、その場で結論を出さず、書面で意思を確認し、傷病手当金に関わる退職日の条件（退職日に出勤しないなど）を本人に伝える
• 退職後は、社会保険は5日以内、雇用保険は10日以内に喪失届を出し、離職票や受給期間の延長の案内も忘れない

休職中の退職は、一人ひとりの事情で判断が分かれます。迷うときは、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談しながら進めてください。