傷病手当金の会社の手続き｜事業主証明の書き方と注意点

「休職中の社員から、傷病手当金の申請書の会社の欄を書いてほしいと頼まれた。何をどう書けばいいのか分からない」。傷病手当金の会社の手続きは、年に何度もあるものではないため、いざ頼まれると手が止まりがちです。

結論から言うと、傷病手当金の会社の手続きで会社がやることは、制度を本人に案内すること、申請書の「事業主記入用」に勤務状況と賃金の支払い状況を証明すること、休職中の社会保険料の扱いを決めることの3つが中心です。支給するかどうかを決めるのは、協会けんぽや健康保険組合などの保険者で、会社ではありません。会社が証明するのは、出勤したかどうかと給与を払ったかどうかという事実です。

この記事では、協会けんぽの案内と健康保険法をもとに、申請の流れから事業主証明の書き方、退職後の扱いまでを人事・総務の目線で整理しました。

傷病手当金とは？会社の手続きの前に押さえる支給の条件

まず、傷病手当金がどんな給付で、誰がどんなときに受けられるのかを確認します。

傷病手当金の4つの支給要件

傷病手当金は、健康保険の被保険者が、仕事以外の病気やけがで休み、その間の給与が出ないときに、生活を支えるために支給されるお金です（健康保険法第99条）。協会けんぽ「傷病手当金」の案内では、次の4つをすべて満たすことが条件です。

• 仕事以外の原因による病気やけがを治すために休んでいること
• 働けない状態（労務不能）であること。医師などの意見と、本人の仕事の内容をもとに判断される
• 連続する3日間を含めて、4日以上仕事に就けなかったこと
• 休んだ期間について、給与の支払いがないこと

メンタル不調も業務外の病気なら対象で、休職の発令前の欠勤期間も要件を満たせば対象です。

待期3日間と、4日目からの支給

最初の連続する3日間は「待期」と呼ばれ、この3日間には傷病手当金は出ません。支給されるのは4日目からです。待期の3日間には、有給休暇や土日・祝日などの公休日も含まれ、給与が出たかどうかは問いません。

ただし、3日続けて休まないと待期は成立しません。たとえば2日休んで3日目に出勤した場合は、待期は完成しません。待期の初日にあたる日を早退した場合、申請書の勤務状況の欄には「早」と書きます。

支給額の計算方法

1日あたりの支給額は、次の式で計算します。

• 支給開始日以前の12か月間の各月の標準報酬月額の平均 ÷ 30 × 3分の2

標準報酬月額とは、社会保険料を計算するために、毎月の給与を区切りのよい幅で当てはめた金額のことです。たとえば12か月の平均が30万円なら、30万円 ÷ 30 = 1万円、その3分の2で1日あたり約6,667円です。30日分なら約20万円です。

入社して1年たっていないなど、加入期間が12か月に満たない場合は、本人の加入期間の標準報酬月額の平均と、協会けんぽの全被保険者の平均（支給開始日が2025年4月1日以降なら32万円）のうち、低いほうを使います。

支給期間は通算1年6か月

支給期間は、同じ病気やけがについて、支給を始めた日から通算して1年6か月です。2022年1月1日の改正で、途中で出勤して支給されなかった期間があれば、その分を繰り越せるようになりました。

復職後に同じ病気で再び休んだ場合も、残りの日数の範囲で受けられます。会社の休職期間は就業規則で決まるもので、傷病手当金の支給期間とは別です。休職期間の決め方は、休職と欠勤の違いと会社の対応で整理しています。

仕事が原因なら、傷病手当金ではなく労災

傷病手当金は業務外の病気やけがが対象です。過重な業務や職場でのいじめ・嫌がらせがきっかけと考えられる不調は、労災保険の対象になりえます。労災保険から給付を受けられる場合、健康保険の傷病手当金は支給されません（健康保険法第55条）。本人が仕事が原因だと話しているときは、精神障害の労災認定基準と会社の対応も確認しておきましょう。

傷病手当金の会社の手続きの流れ

ここからは、社員が休み始めてから傷病手当金が振り込まれるまでの、会社側の手続きを順番に見ていきます。休職そのものの発令や面談の進め方は、休職の手続きを会社側の流れで解説した記事にまとめています。

ステップ1：休みが始まったら、制度を案内する

休みが数日以上続きそうなときは、早めに制度を伝えます。本人は自分で調べる余裕がないことも多いからです。伝えたいのは次の点です。

• 傷病手当金という健康保険の給付があり、4日目以降の休んだ日が対象になること
• 1日あたりの金額の目安（給与のおよそ3分の2）と、支給は通算1年6か月までであること
• 申請書には、本人・会社・医師のそれぞれが書く欄があること
• 有給休暇を使うかどうかで、受け取り方が変わること

医師の診断書を会社に出してもらう場合の確認の仕方は、診断書を会社に提出してもらうときの扱いで解説しています。なお、申請書の医師の欄と、会社に出す診断書は別の書類です。

ステップ2：申請書を用意し、記入の分担を決める

協会けんぽの「健康保険傷病手当金支給申請書」は4ページで、1〜2ページ目を本人、3ページ目を会社（事業主記入用）、4ページ目を医師（療養担当者記入用）が書きます。様式と記入例は、協会けんぽの傷病手当金支給申請書のページから入手できます。健康保険組合に加入している会社は、組合の様式を使います。

本人・医師・会社をどの順番で回すかを最初に決めておきます。よくあるのは、本人が自分の欄を書いて医師の証明を受け、会社に送り、会社が事業主の欄を書いてまとめて保険者に郵送する流れです。本人が会社の証明を受けたあと、自分で郵送する形でもかまいません。

医師の欄には傷病名が書かれるため、どちらの流れにするかは本人の希望を聞いて決めましょう（後述）。

ステップ3：申請期間が過ぎてから、事業主記入用を証明する

傷病手当金は、休んだ期間がすぎてから、その期間の分を申請する「後払い」の仕組みです。協会けんぽの記入の手引きでは、申請期間が過ぎる前には提出できず、会社の証明の日付も、申請期間が過ぎたあとの日付にするよう求めています。

たとえば10月1日〜31日の分を申請するなら、10月の給与の締めと支払いが確定してから、11月の日付で会社の欄を証明します。書き方は次の章で説明します。

ステップ4：保険者に提出し、支給を待つ

申請書は、加入している協会けんぽの都道府県支部に郵送します。協会けんぽの電子申請も使えますが、利用できるのは本人と社会保険労務士で、事業主はできません。本人が電子申請するときは、会社が書いた事業主記入用の写真をアップロードします。

協会けんぽの案内では、審査の結果、支払いができる場合は、受付日から10営業日以内に振り込まれます。振込先は、本人名義の口座か、本人が登録した公金受取口座です。会社を通しては支払われません。

傷病手当金の手続きは毎月？申請の頻度の決め方

申請は1か月分ずつでも、まとめてでも出せますが、協会けんぽは、会社が給与の支払いの有無を証明する必要があることから、給与の締めに合わせて、1か月分ずつ申請する形をすすめています。1枚の申請書で申請できる期間は、暦で3か月以内です。

毎月申請すれば本人の収入の空白が短くなり、会社も給与計算と同じリズムで証明できます。休職が長くなりそうなときは、次の段取りを決めておきましょう。

• 申請の単位を「給与の締切日ごと」と決め、本人に伝える
• 毎月、給与の確定後〇営業日以内に事業主の欄を記入して返す、と期限を決める
• 申請書のやりとりに合わせて、体調や近況を短く確認する
• 担当者が不在でも止まらないよう、手順と記入例を共有フォルダに残す

傷病手当金を受ける権利は、働けなかった日ごとに、その翌日から2年で時効になります（健康保険法第193条）。まとめて申請するときは、古い期間が時効にかからないよう注意します。

傷病手当金の事業主証明の書き方と注意点

ここでは、人事が直接書く「事業主記入用」（事業主証明）の書き方を見ていきます。書く内容は、申請期間の勤務状況と、賃金の支払い状況の2つです。

事業主記入用に書く項目

協会けんぽの申請書の事業主記入用で、会社が書くのは主に次の項目です。

• 被保険者の氏名
• 勤務状況：申請期間のうち、出勤した日
• 賃金の支払い状況：申請期間のうち、出勤していない日について支給した報酬の期間と金額
• 証明日、事業所の所在地・名称、事業主の氏名、電話番号

健康保険法施行規則第84条は、傷病手当金の申請書に、働けなかった期間と、その期間に受けた報酬の額などについての事業主の証明書を添えることを定めています。会社の欄は、この証明にあたります。

勤務状況の書き方

勤務状況の欄には、申請期間のうち出勤した日だけを「〇」で囲みます。所定の労働時間の一部だけ働いた日（遅刻・早退した日など）も出勤した日に含まれます。有給休暇や公休日には印をつけません。申請期間に1日も出勤していない場合は、年と月だけを書きます。

賃金の支払い状況の書き方

賃金の欄には、出勤していない日に支払ったお金がある場合だけ、期間と金額を書きます。協会けんぽの記入例では、次のものが対象とされています。

• 有給休暇を使った日の賃金
• 出勤したかどうかにかかわらず支給している手当（扶養手当、住宅手当、通勤手当など）
• 食事や住まいなど、現物で支給しているもの

反対に、出勤した日に対する残業手当や、見舞金のような一時的なお金は書く必要がありません。支給していないものについて「0円」と書く必要もありません。数か月分の通勤手当をまとめて払っている場合は、対象の期間と金額を書きます。

事業主証明でよくある間違い

事業主の欄の書き漏れや食い違いがあると、申請書が戻されて支給が遅れます。次の点を見直してから返しましょう。

• 申請期間が過ぎる前の日付で証明している
• 有給休暇の日に「〇」をつけている（有給は賃金の欄に書く）
• 手当を出勤の有無にかかわらず払っているのに、賃金の欄に書いていない
• 本人の欄の申請期間と、会社の欄の期間がずれている
• 出勤簿や賃金台帳の写しを添付している（協会けんぽは添付しないよう求めている）

訂正するときは、訂正した箇所が読めないように塗りつぶし、欄外に正しい内容を書くよう案内されています。なお、派遣社員の場合は、健康保険に加入している派遣元の会社が証明します。

有給休暇・給与・社会保険料と傷病手当金の調整

傷病手当金は、ほかのお金の支払いと重なると金額が調整されます。本人からの質問が多いところです。

有給休暇を使った日の扱い

有給休暇の日は会社から賃金が出るので、その日の分の傷病手当金は支給されません。待期の3日間に有給休暇をあてることはできます。休み始めは有給休暇でしのぎ、使い切ってから欠勤・休職に移る人も多くいます。

有給休暇は給与の全額が出るため、金額は傷病手当金より多くなるのが一般的です。ただし、どちらを先に使うかは本人が決めることで、会社は選択肢と金額の違いを伝えるところまでにとどめます。

給与の一部が支払われたときは差額が出る

休職中に手当などの一部が支払われている場合、傷病手当金はその分だけ減ります。支払われた額が傷病手当金の額より少なければ、差額が支給されます（健康保険法第108条）。障害厚生年金を受けている場合や、退職後に老齢年金を受ける場合も調整があります。出産手当金と重なる期間は、出産手当金が優先されます。

休職中の社会保険料と、本人負担分の集め方

傷病手当金を受けている間も、健康保険と厚生年金の保険料はかかります。病気の休職には、産休・育休のような保険料の免除の仕組みがありません。会社は、会社負担分と本人負担分の両方を納める義務があります（健康保険法第161条）。

本人負担分は通常は給与から差し引きますが（同法第167条）、給与が出なければ差し引けないため、集め方を休職前に書面で決めておきます。

• 本人に、毎月決まった日までに会社の口座へ振り込んでもらう
• 傷病手当金が入金されるたびに、その月までの分を振り込んでもらう
• 会社がいったん立て替え、復職後の給与から分けて差し引く（本人の同意を書面でとる）

立て替えが長く続くと、退職したときに回収が難しくなります。毎月の金額と期限を本人に通知しておくと、行き違いを防げます。

試し出勤と傷病手当金

復職前に試し出勤を行う場合、業務をさせて賃金を払うと、傷病手当金の扱いが変わることがあります。判断は保険者によるため、事前に確認しておきます。給与・労災・傷病手当金の線引きは、試し出勤中の給与と傷病手当金の扱いで解説しています。

契約社員・パートの傷病手当金と、退職後の継続給付

雇用形態や退職によって、傷病手当金の扱いがどう変わるかを見ていきます。

契約社員・パートも、健康保険の被保険者なら対象

傷病手当金は、雇用形態ではなく、健康保険の被保険者かどうかで決まります。契約社員やパートでも、会社の健康保険に加入していれば、正社員と同じ条件で受けられます。

パートなど短時間で働く人は、週の所定労働時間が20時間以上であることなどの要件を満たし、勤め先が一定の規模以上であれば、健康保険に加入します。企業規模の要件は2027年10月から段階的に広がります。一方、家族の健康保険の扶養に入っている人は被保険者ではないため、傷病手当金の対象になりません。

契約期間の満了や退職後も、傷病手当金を受けられる条件

退職して健康保険の資格を失っても、次の条件をすべて満たせば、残りの期間について傷病手当金を受け続けられます（健康保険法第104条）。契約社員の契約期間が休職中に満了した場合も同じです。

• 退職日までに、継続して1年以上、健康保険の被保険者であったこと（任意継続や国民健康保険の期間は含まない）
• 退職日の時点で、傷病手当金をもらっている、または支給の条件を満たしていること
• 退職後も同じ病気で、働けない状態が続いていること

一度働ける状態になったあとに、再び働けなくなった場合は支給されません。また、退職後の期間についての申請では、会社の証明は不要で、事業主記入用は空欄のまま提出します。

退職日に出勤させないよう伝える

協会けんぽは、退職日に出勤すると、退職日の翌日以降の傷病手当金は支給されないとしています。挨拶や引き継ぎのための出勤にも注意が必要です。

休職中の社員から退職の申し出を受けたら、退職日をいつにするかで受け取れるお金が変わることを、必ず本人に伝えましょう。退職の申し出を受けたときの面談の進め方は、退職引き止めの範囲と会社側の面談の進め方を参考にしてください。会社側の手続きの全体は、休職中の退職の申し出を受けたらの記事で順を追って確認できます。

雇用保険の「傷病手当」とは別の制度

雇用保険にも「傷病手当」という給付があります。これは、退職後にハローワークで受給資格の決定を受けたあと、病気やけがで15日以上続けて働けなくなった人に、基本手当（いわゆる失業手当）の代わりに支給されるものです。健康保険の傷病手当金を受けられる場合は支給されません。混同しているときは、窓口がハローワークであることを伝えます。

会社が傷病手当金を嫌がる理由と、書いてくれないときのリスク

社員の側から「会社が嫌がる」「書いてくれない」と相談されることもあります。会社側の誤解と、証明を断った場合のリスクを確認しておきます。

会社が傷病手当金を嫌がる理由は、多くが誤解

会社が申請に消極的になる背景には、次のような心配があります。

• 毎月の証明が手間になる
• 申請を認めると、休職が長引くのではないか
• 会社の負担や、保険料が増えるのではないか

傷病手当金は保険者が支給するもので、会社が支払うお金ではありません。協会けんぽの保険料率は都道府県ごとに、その地域の医療費などをもとに決まるため、一人が申請したことで自社の料率が個別に上がる仕組みではありません。会社の負担は、休職中の社会保険料の会社負担分と証明の事務で、証明は給与計算の流れに組み込めば大きな手間にはなりません。

会社は事業主証明を拒めるのか

健康保険法施行規則第33条は、事業主は保険給付を受けようとする人から証明を求められたときは、正当な理由がなければ拒むことができないと定めています。事業主記入用の証明は、この規定の対象と考えられます。

会社が証明するのは「出勤した日」と「払った賃金」という事実だけです。働けない状態かどうかは医師の意見をもとに保険者が判断します。「本当に働けないのか疑わしい」と感じても、それは証明を拒む理由にはなりません。事実と違う内容を書くよう求められた場合は、事実のとおりに書けば足ります。

証明を断れば本人の収入が途絶え、会社への不信感から紛争につながるおそれもあります。判断に迷うときは、加入している協会けんぽの支部や健康保険組合に相談しましょう。

申請書と健康情報の扱い

会社を経由して提出する場合、申請書から人事が知った病名や体調の情報は、本人の健康にかかわる個人情報です。写しを必要以上に残さない、上司や同僚に広めない、といったルールを決めておきましょう。本人が病名を知られたくない場合は、会社が事業主の欄だけを書いて返し、本人が保険者に直接送る流れにできます。

健康保険組合では、付加給付など扱いが違うことも

健康保険組合に加入している会社は、申請書の様式や提出先が組合ごとに違います。また、健康保険組合は規約で、法律で決まった給付に上乗せする「付加給付」を設けることができます（健康保険法第53条）。傷病手当金に上乗せがあるか、支給期間が延びるかなどは、組合の案内で確かめてください。

ここまでで、会社の手続きと証明の書き方は整理できます。ただ、休職した社員にとって負担が大きいのは、お金の手続きよりも、療養中の不安や、復職できるかという心配を話せる相手がいないことです。人事が手続きと相談相手を両方担うのは難しく、社外の相談先をあわせて用意しておくと、本人も人事も抱え込まずに済みます。そうした相談先を検討するときの材料として、サービス資料をご用意しています。

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傷病手当金の会社の手続きのよくある質問

傷病手当金について、人事・総務のご担当者からよく寄せられる質問にお答えします。

Q. 傷病手当金の手続きは誰がするのですか？

申請するのは被保険者である社員本人です。申請書には、本人・会社・医師がそれぞれ記入し、本人または会社がまとめて保険者に提出します。会社がまとめて提出する運用もありますが、会社が申請しなければならないわけではありません。

Q. 傷病手当金の会社記入欄は、いつ書けばよいですか？

申請期間が過ぎ、その期間の給与の支払いが確定してから書きます。協会けんぽは、証明の日付を申請期間が過ぎたあとの日付にするよう求めています。給与の締切日ごとに1か月単位で申請すると、会社も毎月同じ流れで証明できます。

Q. 傷病手当金に会社の負担はありますか？

傷病手当金は保険者が支給するもので、会社が支払うお金ではありません。ただし、休職している間も社会保険料は止まらず、会社の負担分はそのまま発生します。本人負担分も会社がまとめて納めるため、集め方を決めておく必要があります。

Q. 退職後の傷病手当金の申請でも、会社の証明は必要ですか？

退職して健康保険の資格を失ったあとの期間についての申請では、事業主記入用は空欄で提出します。退職日までの期間を含む申請は、在職中の分について会社の証明が必要です。

Q. 傷病手当金を受けている社員を解雇できますか？

傷病手当金を受けているかどうかは、解雇の可否を決める基準ではありません。解雇は、客観的に合理的な理由がなく、社会通念上相当と認められない場合は無効になります（労働契約法第16条）。休職期間満了時の扱いは就業規則によるため、迷う場合は専門家に相談しましょう。

Q. 会社が傷病手当金の申請書を書いてくれないとどうなりますか？

健康保険法施行規則は、事業主は正当な理由がなければ証明を拒めないと定めています。社員は加入している保険者に相談することになり、会社への信頼も損なわれます。会社が証明するのは出勤日と賃金の事実なので、事実のとおりに記入しましょう。

まとめ：傷病手当金の会社の手続きは「案内・証明・保険料」の3つ

傷病手当金の会社の手続きについて、要点を振り返ります。

• 傷病手当金は、業務外の病気やけがで働けず給与が出ないときに、4日目から通算1年6か月まで、標準報酬月額の平均の30分の1の3分の2が支給される。支給を決めるのは保険者で、会社ではない
• 会社の手続きは、制度の案内、事業主記入用での勤務状況と賃金の証明、休職中の社会保険料の扱いの3つ。給与の締切日ごとに毎月申請する流れにすると、本人も会社も迷わない
• 事業主証明は事実の証明で、正当な理由なく拒めない。契約社員・パートも被保険者なら対象で、退職後の継続給付は退職日に出勤しないことが条件の一つになる

手続きが滞りなく進むことは、療養中の社員が安心して休める土台になります。