診断書の会社への提出｜求めてよい場面・費用・拒否の対応

「休みが続いている社員に診断書を出してもらってもいいのか」「費用は会社が払うべきか」「出したくないと言われたらどうするか」。社員に診断書の会社への提出を求める場面は、休職や復職のたびにやってきますが、何を根拠に、どこまで求めてよいのかは意外と知られていません。

先に結論を書きます。診断書の会社への提出を一律に義務づける法律はなく、会社が求める根拠は就業規則の定めです。費用の負担を決めた法律もないため、どちらが払うかは会社のルールで決めておきます。そして診断書は、個人情報保護法の「要配慮個人情報」にあたる健康情報です。受け取ったあとの扱いや主治医への問い合わせには、本人の同意が欠かせません。

この記事では、厚生労働省の資料をもとに、従業員30〜100人の会社の人事・総務の目線で、診断書の求め方と扱い方を整理しました。

診断書の会社への提出は義務？会社が求められる根拠

まず、会社が社員に診断書の提出を求めるとき、何が根拠になるのかを確認します。ここを押さえておくと、社員に理由を聞かれても落ち着いて説明できます。

診断書の提出を義務づける法律はない

病気で欠勤や休職をするときに、会社へ診断書を出さなければならないと定めた法律はありません。休職制度そのものも、労働基準法に定めのない会社独自の制度です。厚生労働省のモデル就業規則（令和7年12月版）の解説も、休職について労働基準法に定めはないこと、欠勤何日以上で診断書を出してもらうかは各事業場で決めることを示しています。

会社が求める根拠は就業規則の定め

根拠になるのは就業規則です。労働契約法第7条は、合理的な労働条件を定めた就業規則を社員に周知していれば、その内容が労働契約の内容になるとしています。モデル就業規則も、欠勤の条文に「傷病のため継続して〇日以上欠勤するときは、医師の診断書を提出しなければならない」という一文を置いています。自社の就業規則と休職規程に同じような定めがあるか、まず確かめてください。

定めがない場合、提出は本人へのお願いにとどまり、出さないことを理由に処分するのは難しくなります。ただ、休職や復職、配慮の内容は会社が判断することなので、判断の材料として診断書が必要な理由を伝えて協力を求めます。定めがないと気づいたら、次の改定で規程に加えましょう。

「会社に診断書出せと言われた」と社員に聞かれたら

社員の側は、診断書を求められると「疑われているのでは」「病名を知られたくない」と不安になりがちです。何のために使うのかを最初に伝えると、受け止め方が変わります。会社が診断書を求める主な理由は次のとおりです。

• 欠勤を病気による欠勤として正しく扱い、無断欠勤や処分の対象にしないため
• 休職に入るか、どのくらい休むかを判断するため
• 残業の制限や業務の調整など、働き方の配慮を決めるため
• 会社が負う安全配慮義務（労働契約法第5条）を果たし、無理をさせないため

「疑っているのではなく、休む期間と戻るときの配慮を決めるため」と伝え、誰が見るのかも説明しましょう。

会社が診断書の提出を求めてよい場面

会社が診断書を求めるのは、主に次の5つの場面です。どの場面でも、就業規則に定めがあり、使う目的がはっきりしていることが前提です。

病気による欠勤が続くとき

体調不良の欠勤が続くときは、就業規則で決めた日数を目安に診断書を出してもらいます。日数に法律の決まりはありませんが、短すぎると本人や医療機関の負担が増えます。欠勤と休職の扱いの違いは休職と欠勤の違いと会社の対応で整理しています。

風邪やインフルエンザで数日休んだ社員に、毎回証明を求めるのは避けたほうがよいでしょう。厚生労働省の「急性呼吸器感染症（ARI）総合対策に関するQ&A」（令和7年度版）は、休んでいた従業員の復帰時に、職場が治癒証明書や陰性証明書を求めることは望ましくなく、提出は不要としています。

休職に入るとき

休職の手続きは、多くの場合、主治医の診断書が会社に提出されるところから始まります。会社は療養が必要な期間の見込みを確かめ、就業規則の休職の条件に当てはまるかを判断します。休職中の給与の有無も、就業規則の定めによります。受け取ってから休職命令、復職までの会社側の流れは休職の手続きを会社側の流れで解説した記事にまとめています。

休職を延長するとき

最初の診断書の期間が過ぎても回復しないときは、新しい診断書を出してもらい、休職期間の範囲内で続けるかを判断します。なお、傷病手当金の申請書には主治医が書く欄があり、会社に出す診断書とは別の書類です。会社側の手続きは傷病手当金の会社側の手続きで扱います。

復職するとき

復職の申し出があったら、主治医が職場復帰は可能と判断したことを書いた診断書（復職診断書）を求めます。厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」も、この診断書に就業上の配慮についての主治医の具体的な意見を書いてもらうよう示しています。

就業上の配慮や異動を検討するとき

「通院のため残業を減らしたい」「配置を変えてほしい」と申し出があったときも、配慮を決める材料として医師の意見を求めることがあります。必要な範囲にとどめ、病名の詳しい説明までは求めないようにします。

診断書の会社への提出ルールを就業規則に書く

もめごとを防ぐため、提出の場面、期限、方法、書式、費用を規程に書いておきましょう。

就業規則・休職規程に書く項目の例

数字や部署名は自社に合わせて決めてください。

• 傷病により継続して〇日以上欠勤するときは、医師の診断書を提出しなければならない
• 休職の申し出（休職届）、休職期間の延長、復職の申し出のときは、主治医の診断書を提出しなければならない
• 会社は、必要と認めるときは、診断書の提出または会社が指定する医師の受診を求めることがある
• 会社は、診断書だけでは判断が難しいときは、本人の同意を得て、主治医に情報の提供や意見を求めることがある
• 診断書は〇〇部の担当者が管理し、健康の確保と就業上の措置に必要な範囲でのみ使用する
• 診断書の作成費用の扱い（会社の求めで取得する書類は会社が負担する、など）

規程を変えたら社員に周知します。モデル就業規則の全文と解説は厚生労働省「モデル就業規則について」で確認できます。

提出の期限と方法（原本・コピー・郵送・メール）

期限も法律では決まっていません。「欠勤〇日目までに」「復職希望日の〇週間前までに」など場面ごとに決め、作成に日数がかかる医療機関もあるので急な期限は避けます。

原本かコピーかにも決まりはありません。療養中の社員に出社を求めるのは負担なので、写真やPDFで先に内容を確認し、原本は「親展」の郵送で受け取る方法もあります。メールで受け取るときは送り先を担当者に限り、ファイルはアクセス制限のある場所に移して受信箱に残さないようにします。

会社指定の書式を使うか（診断書の書き方の指定）

医療機関の通常の診断書は、病名と療養期間だけの短いものが多く、判断の材料が足りないことがあります。会社の書式を用意するなら、項目は次のようなものです。

• 療養が必要な期間の見込み
• 就業ができるか（全面的な休業、短時間勤務なら可、など）
• 就業上の配慮についての意見（残業・出張・夜勤の制限、業務の調整など）
• 次の受診や診断書の更新の予定

ただし指定様式は、医療機関の書式より料金が高くなることがあります。使うなら費用の扱いもあわせて決めましょう。

診断書の費用は誰が負担する？料金が高い理由

「会社に出す診断書の費用は誰が払うのか」は、人事にも社員にも多い疑問です。法律の決まりがないため、断定できない部分も含めて整理します。

費用の負担を決めた法律はない

会社に出す診断書の費用を、会社と本人のどちらが負担するかを定めた法律はありません。会社に実施義務がある健康診断の費用は会社負担とモデル就業規則の解説にありますが、私傷病の診断書は性格が違います。実務でも本人負担とする会社と会社負担とする会社があり、考え方は分かれています。労使で話し合って就業規則に明記し、個別の判断に迷うときは社会保険労務士や弁護士に相談してください。

会社負担か本人負担かの線の引き方

線を引くときは「誰の都合で、何のために取る書類か」で考えると整理しやすくなります。

• 欠勤や休職を申し出るための通常の診断書：本人負担とする会社が多い
• 会社が指定した様式や、会社が指定した医師の受診：会社の求めで追加で生じる費用として会社負担とする例がある
• 本人の同意を得て会社が主治医に情報提供を求める場合：手引きは費用の負担を事前に主治医と取り決めておくよう求めており、手引きに載る規程の例では「費用は会社が負担する」としている

診断書の料金が高いのはなぜか

診断書の料金が高く感じられるのは、健康保険が使えないからです。厚生労働省の通知「療養の給付と直接関係ないサービス等の取扱いについて」（平成17年9月1日 保医発第0901002号）は、公的保険の給付と関係のない文書の発行費用（証明書代）を、医療機関が患者から実費で受け取れるものとし、例に生命保険などの診断書や、産業医が主治医に依頼する職場復帰などに関する意見書の作成代を挙げています。

料金は医療機関ごとに決まり、全額が自己負担です。公立病院の料金表の例では、病院の書式の診断書が数千円、会社や保険会社が指定する様式はその倍ほどになる一方、傷病手当金の申請書の意見欄は数百円程度か無料のこともあります。金額は医療機関で大きく違うため、目安として見てください。

会社に提出された診断書の内容の読み方

人事は医師ではないので、診断書からは病気の見立てではなく、仕事にかかわる情報を拾うことに集中します。

診断書に書かれる主な内容

会社に出される診断書には、主に次の内容が書かれています。

• 病名や状態（「抑うつ状態」「適応障害」など）
• 受診の時期や治療の状況
• 療養が必要な期間の見込み（「〇月〇日まで自宅療養を要する」など）
• 就業についての意見（「休業を要する」「短時間勤務であれば就業可能」など）

会社の判断に使うのは、療養期間の見込みと就業についての意見です。病名の表現は医師によって違うので、病名で重い軽いを推し量らず、「いつまで休む必要があるか」「どんな条件なら働けるか」に目を向けましょう。

内容が足りないときは、本人を通じて確かめる

期間や配慮の内容が書かれていないことはよくあります。まず本人に、業務の内容と確かめたい点のメモを渡し、次の受診で主治医に確かめてもらいます。

それでも足りなければ、本人の同意を得て、会社から主治医に情報の提供を依頼します。職場復帰支援の手引きには、産業医などが使う「職場復帰支援に関する情報提供依頼書」の様式例があり、本人が同意を記入する欄もあります。手引きの本文と様式は厚生労働省「職場復帰支援の手引き」（PDF）で確認できます。

主治医への問い合わせには、別に本人の同意が必要

ここは間違えやすいところです。厚生労働省の「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのために事業者が講ずべき措置に関する指針」は、本人が自分から会社に出した健康情報は同意を得たものと解される一方、その情報について会社が医療機関に直接問い合わせる場合は、別に本人の同意が必要としています。

診断書を受け取ったからといって、会社が病院に電話して病状を聞くことはできません。何を何のために聞くのかを本人に説明し、書面で同意をもらってから依頼しましょう。

内容に疑問があるとき

日付や内容が不自然に思える診断書もまれにあります。医師法第20条は、医師が自ら診察しないで診断書を交付することを禁じています。疑問があっても、偽物と決めつけて問い詰めるのは避け、まず本人に記載の意味や次の受診予定を確かめます。

それでも判断が難しければ、就業規則の定めにもとづき、会社が指定する医師（産業医など）の面談や受診をすすめます。最高裁は、健康管理のため職員に精密検診の受診を命じた業務命令を、就業規則の定めと目的に照らした合理性・相当性をふまえて有効としています（最高裁第一小法廷 昭和61年3月13日判決）。

診断書の読み方や主治医とのやり取りは、人事だけで抱えると判断がぶれやすくなります。社員が会社に言いにくい不調を早めに専門家へ相談できる窓口があれば、診断書が出るほど悪化する前に手を打てることもあります。

診断書の健康情報の取り扱い（個人情報保護法と厚労省の指針）

診断書に書かれた病名や症状は、社員が最も知られたくない情報の一つです。受け取ったあとの扱いには、法律と指針にもとづくルールがあります。

診断書は要配慮個人情報にあたる

個人情報保護法第2条第3項は、病歴などを「要配慮個人情報」と定めています。厚生労働省の「雇用管理分野における個人情報のうち健康情報を取り扱うに当たっての留意事項」は、健康情報の例に、医療機関から取得した診断書などの診療に関する情報や、欠勤の際に社員から出された病気に関する情報を挙げています。

取得・利用・第三者への提供のルール

要配慮個人情報について、個人情報保護法は主に次のことを定めています。

• 法令にもとづく場合などを除き、あらかじめ本人の同意を得ないで取得してはならない（第20条第2項）
• 利用目的をできる限り特定し、その範囲を超えて扱ってはならない（第17条・第18条）
• 漏えいなどを防ぐ安全管理の措置をとる（第23条）
• 法令にもとづく場合などを除き、本人の同意なく第三者に提供してはならない（第27条第1項）

本人が自分で出す場面では取得の同意はあると考えられます。気をつけたいのは、目的の外で使うこと（人事評価の材料にするなど）と、同意なく社外に伝えることです。

誰が見るか、上司には何を伝えるか

留意事項は、診断名や詳しい医学的な情報は、産業医や保健師などの産業保健の担当者に扱わせることが望ましいとしています。担当者がいない会社では、診断書を扱う人を人事・総務の決まった担当者に絞りましょう。

上司や同僚には診断書そのものは見せず、「〇月〇日まで休む」「復帰後しばらくは残業なし」など、仕事の段取りに必要なことだけを伝えます。病名を伝える必要があるときは、本人の同意を得てからにします。

保管と取扱規程

診断書は、鍵のかかる場所か、アクセスできる人を限ったフォルダに保管し、宛名の担当者以外が封を開けないことも徹底します。

労働安全衛生法第104条は、社員の心身の状態に関する情報を健康の確保に必要な範囲で扱い、適正に管理することを事業者に求めています。これを受けた指針（2018年9月公表、2022年3月改正）は、事業者が健康情報の取扱規程を定め、社員と共有することを求めています。規程には、取り扱う目的と方法、扱う人と権限、本人の同意の取り方、管理の方法、第三者提供の方法、苦情の処理などを定めます。50人未満の事業場でも、社員の意見を聴いて規程を定めることが必要とされ、衛生推進者に扱わせる方法なども示されています。保存の期間や廃棄の方法も、この規程で決めておきましょう。

社員が診断書の提出を拒否したときの対応

診断書を求めても、社員が出したがらないことがあります。いきなり処分を考えるのではなく、理由を聞くところから始めます。

まず、出したくない理由を聞く

よくある理由と、会社が歩み寄れる点は次のとおりです。

• 費用が負担：会社の求めで取る書類なら会社が負担すると伝える
• 病名を知られたくない：必要なのは療養期間と就業についての意見で、見る人も限ると説明する
• 受診していない：受診をすすめ、受診の予定を聞く
• 会社を信用できない：何に使い、誰が見て、どう保管するかを書面で示す

就業規則に定めがあっても、処分は慎重に

就業規則に定めがあれば、提出を業務上の指示として求めることはできます。ただ、体調を崩している社員に、提出しないことだけを理由にすぐ懲戒処分をするのは、争いになりやすい対応です。指針も、健康情報の取扱いに同意しないことを理由に、解雇や雇止め、退職のすすめ、不当な目的の配置転換などをしてはならないとしています。

提出がないまま判断が必要なときは、「診断書がないため、勤怠や面談の内容で判断する」と、方法と期限を書面で伝えます。欠勤が続いても、体調不良の可能性があるうちは無断欠勤として処分を急がず、連絡の記録を残します。休職期間の満了や退職にかかわる判断の前には、社会保険労務士や弁護士に相談してください。

会社は診断書の受け取りを拒んでよいか

反対に、社員が持ってきた診断書を「会社の書式ではない」と受け取らない対応も避けます。いったん受け取って内容を確かめ、足りない点を追加でお願いする順番にすると、信頼を損ねずに進められます。

復職の診断書と産業医の判断の違い

主治医の「復職可」の診断書が出ても、会社がすぐに復職を認めないことがあります。主治医、産業医、会社の役割の違いを知っておくと、本人への説明がしやすくなります。

主治医の復職診断書が見ていること

職場復帰支援の手引きによると、主治医は日常生活での回復の程度をもとに復帰できるかを判断していることが多く、職場で求められる仕事をこなせるとまでは言えない場合があります。

産業医と会社が見ること

そこで手引きは、主治医の判断と職場で必要な仕事の内容などを、産業医などが詳しく確かめて意見を述べることを求めています。産業医は、決まった時間に通えるか、職場の仕事をこなせる状態かといった点から、復職の可否や配慮について意見を出します。面談の準備と確認事項は復職の産業医面談チェックリストにまとめています。

最終的に復職を決めるのは会社

主治医の診断書も産業医の意見も判断の材料で、復職させるか、どんな配慮で戻すかを決めるのは会社です。意見が分かれたときは、本人の同意を得て主治医に職場の仕事の情報を伝え、あらためて意見を求めるなど、材料をそろえてから判断します。判断の基準と手順を前もって決める方法は復職支援プログラムの作り方で解説しています。

通勤や勤務に耐えられるかが診断書と面談だけでわかりにくいときは、休職中に職場へ試しに通う試し出勤などの制度もあります。給与や労災の扱いは試し出勤の規程に書く項目で確認できます。

産業医の選任義務がない50人未満の会社では、人事と上司の面談で診断書を補い、医師の意見がほしいときは地域産業保健センター（地さんぽ）を無料で使えます。休職から復職までの流れに抜けがないかは、休職・復職フローのチェックリストで確かめられます。

ココロチェックで、診断書が出る前の相談先を用意する

診断書をめぐる対応は、多くの場合、不調がかなり進んでからの手続きです。会社として本当に減らしたいのは、診断書が必要になるまで一人で抱え込んでしまう状態でしょう。

ただ、社員が早い段階で人事や上司に不調を打ち明けるのは簡単ではなく、産業医や保健師がいない会社では、相談を受け止める専門家を社内に置くことも難しいのが実情です。

ココロチェックは、産業保健の担当者がいない会社のための、法人向けメンタルヘルスサービスです。組織の状態を「測る」ところから、社員が専門家に相談して「癒す」ところまでを一つのサービスで支えます。

• 設問に答えるだけで、組織の状態と部署ごとの傾向がわかる組織診断を無料で用意しています
• 社員は、公認心理師・臨床心理士などの専門家に、オンラインで1回30分から相談できます
• 会社が見られるのは組織単位の傾向だけで、誰が相談したかは本人の同意なく伝わりません

まずは、不調や休職が重なりやすい職場がどこにあるのかを、組織診断で確かめてみてください。

診断書の会社提出のよくある質問

診断書の会社への提出で、人事・総務からよく聞かれる質問に答えます。

Q. 会社は社員に診断書の提出を強制できますか？

就業規則に定めがあり周知されていれば、業務上の指示として提出を求めることができます。定めがなければお願いにとどまります。どちらの場合も、出さない理由を聞き、歩み寄れる点を示してから進めるのが現実的です。

Q. 会社が求めた診断書の費用は、会社に請求できますか？

費用の負担を決めた法律はなく、会社のルールによります。会社が指定した様式など、会社の判断のために追加で求める書類は会社負担とする例もあります。もめないよう、規程に明記しておきましょう。

Q. 診断書に病名を書かないでほしいと社員に言われたら？

会社に必要なのは、主に療養期間と就業についての意見です。病名を省けるかは主治医の判断ですが、会社として病名の詳しい説明は求めないと伝えると、本人の不安は和らぎます。

Q. 風邪やインフルエンザで休んだときも診断書は必要ですか？

何日以上の欠勤で求めるかは会社が決めますが、厚生労働省のQ&Aは、急性呼吸器感染症からの復帰時に治癒証明書や陰性証明書を求めることは望ましくないとしています。短い病欠では求めない運用が無理のない選択です。

Q. 社員から受け取った診断書を上司に見せてもよいですか？

診断書そのものは見せず、人事の担当者が管理します。上司には、休む期間や復帰後の配慮など、仕事に必要な範囲だけを伝えます。

まとめ：診断書の会社への提出は、就業規則と健康情報のルールから整える

要点を振り返ります。

• 診断書の提出を一律に義務づける法律はなく、会社が求める根拠は就業規則。欠勤・休職・延長・復職・配慮の場面ごとに、提出のルールと期限・方法・書式を規程に書いておく
• 費用の負担を決めた法律はない。「誰の都合で、何のために取る書類か」で線を引き、規程に明記する。料金が高いのは保険が使えない文書料だから
• 診断書は要配慮個人情報。見る人を限り、上司には必要な範囲だけを伝え、主治医への問い合わせは本人の同意を得てから。復職は主治医の診断書と産業医の意見をふまえて会社が決める

診断書は社員を疑うための書類ではなく、休む期間と戻り方を本人と会社で決めるための材料です。目的と扱いを先に示しておくことが、提出をめぐるもめごとを防ぐいちばんの近道です。