退職代行の会社側の対応とは？使われた当日にやること

「退職代行の業者から電話が来て、本人は今日で辞めます、本人には連絡しないでくださいと言われた」。そんな連絡を受けて、頭が真っ白になっていませんか。退職代行を使われたときの会社側の対応は、まず代行先と本人の依頼を書面で確かめ、窓口を一本化して、返答を急がないことから始まります。感情で動かず、順番に進めれば大丈夫です。

この記事は、退職代行から連絡が来た人事・総務・上司に向けて、当日の動き、引き継ぎができない前提での業務の立て直し、残ったチームへの説明とケアまでを、従業員30〜100人の会社の目線でまとめました。法律の解釈や処分の可否には踏み込みません。判断が必要な場面は、社会保険労務士や弁護士に相談するところまでをお伝えします。

退職代行の会社側の対応は「確認・窓口の一本化・急がない」から

連絡が来た直後は、動揺のまま返事をしがちです。まずは今日やることを絞り、順番に片づけていきましょう。

今日まずやる3つのこと

• 代行先がどんな相手か（弁護士、労働組合、それ以外の民間業者）と、担当者名・連絡先を確かめる
• 本人が依頼したことを、書面やメールで確かめる。連絡の窓口は人事・総務の1人に決め、上司や同僚が個別に電話へ出ない形にする
• 本人の業務で今日・今週止まるもの（取引先との約束、シフト、締め日）を書き出し、貸与品と書類の返却方法をメモしておく

返事を急ぐ必要はありません。「社内で確認して、あらためて書面でご連絡します」と伝えて電話を切って構いません。

退職代行から連絡が来たときの受け答え例

電話に出た人が、その場で退職の可否や日付を決めてしまうのは避けましょう。次の4点を聞き取り、メモに残すだけで十分です。

• 業者名（弁護士や労働組合の場合はその名称）、担当者名、折り返しの連絡先
• 退職を希望する社員の氏名と、依頼を受けた日
• 退職の希望日と、有給休暇や貸与品の返却について先方が考えていること
• 以降の連絡を、電話・メール・郵送のどれで受けたいか

伝える言葉の例です。

• 「ご連絡ありがとうございます。社内で確認が必要ですので、内容をメールか書面でお送りいただけますか。確認が済み次第、こちらからご連絡します」
• 「本人からの依頼であることを確認したいので、委任に関する書面があれば写しをお送りください」
• 「連絡の窓口は私、〇〇（人事担当）に一本化します。今後のご連絡はこちらにお願いします」

その場で「困ります」「認めません」と言い合う必要はありません。社内で検討する時間を、書面でのやり取りで確保します。

退職代行から連絡が来た当日〜1週間の手順

ここからは、手順を順番に見ていきます。当日にできるのは、ステップ1〜3です。

ステップ1：代行先の種類と担当者を確かめる

退職代行には、大きく分けて弁護士が行うもの、労働組合が行うもの、それ以外の民間業者が行うものがあります。業者の種類によって、会社と話し合える範囲が違います。たとえば退職日や有給休暇、金銭が絡む話し合いをその業者と進めてよいかは、種類によって扱いが変わるとされています。

確かめるのは、次の点です。

• 名乗った相手が、弁護士・労働組合・その他のどれか（事務所名や組合名を控える）
• 担当者の氏名と、連絡先の電話番号・メールアドレス
• 本人に代わって会社と話し合う立場の人かどうか

どの種類にあたるのか、その相手とどこまで話してよいのかに迷ったら、顧問の社会保険労務士や弁護士に相談してください。自社で判断せず、専門家につなぐのが最も安全です。

ステップ2：本人が依頼したことを書面で確かめる

なりすましや行き違いを防ぐため、本人の意思を確かめます。

• 業者から、委任の事実がわかる書面や、本人の署名のある書面の写しを送ってもらう
• 退職届の提出を、郵送かメールで求める
• 業者側の求めに応じて本人へ直接連絡できない場合は、その旨を記録して、書面のやり取りで確認する

退職の申し入れは、期間の定めのない雇用であれば、民法第627条第1項により、申し入れの日から2週間がたつと雇用が終わる仕組みです（e-Gov法令検索 民法）。会社の承諾を取る形にはなっていません。退職を認める・認めないで争うより、退職日の確認と手続きの準備へ気持ちを切り替えるほうが、結果として会社の負担は軽くなります。契約社員など期間の定めがある場合など、扱いが分かれるときは専門家に確認してください。退職を申し出た社員への基本的な向き合い方は、退職引き止めはどこまでOKかにまとめています。

ステップ3：窓口を一本化し、社内に周知する

退職代行の連絡に、上司・同僚・経営者がそれぞれ対応すると、言うことがばらついて混乱します。

• 窓口は人事・総務の1人（不在時の代理も1人）に決める
• 上司や同僚には「業者からの連絡や本人への連絡は、窓口が対応するので、個別に電話しないで」と伝える
• 受けたやり取りは、日時・相手・内容を一覧にして残す

社内への伝え方は、事実だけを短く、がコツです。「〇〇さんから退職の意向が伝えられました。手続きは人事が進めます。連絡や問い合わせは人事に回してください」くらいで十分です。理由の推測や、本人の評価は共有しません。

ステップ4：退職日・有給休暇・貸与品・書類の段取りを決める

退職日の調整は、ステップ1で確認した窓口と、書面で進めます。

• 退職日（業者から示された日と、就業規則の手続きとの差を確認する）
• 有給休暇の残日数と、消化の扱い。希望日と会社の事情が合わないときは、社会保険労務士に確認する
• 社員証・鍵・パソコン・制服などの貸与品を、郵送で返してもらう方法（着払いの扱いや送り先、受領の確認方法まで書面で伝える）
• 私物が会社に残っているときの返送方法
• 最後の給与の締め日・支払日。本人から請求があれば、労働基準法第23条により、7日以内に賃金を支払い、本人の権利に属する金品を返還する必要があります（e-Gov法令検索 労働基準法）

貸与品や書類は、返してもらうことが目的です。出社や面談と引き換えにするような伝え方は、トラブルを大きくします。ここでも、判断に迷う点は社会保険労務士に確認しましょう。

本人に直接連絡してもよいか

業者から「本人への連絡はしないでください」と言われる場面は多くあります。弁護士や労働組合が窓口の場合は、先方が窓口になっている間は、直接の連絡を控えるのが基本の考え方です。民間業者の場合は、どこまで応じるべきかが分かれやすい点です。

どちらの場合でも、本人の自宅や家族、友人に何度も連絡して出社や説明を求める対応は、事態をこじらせます。どうしても本人に確認が必要な事務連絡は、業者の窓口を通して依頼するか、書面を郵送します。迷う場合は、専門家に相談してから動いてください。

退職代行を使われた会社側のデメリット：引き継ぎなしの業務の立て直し

退職代行の特徴は、本人から直接の引き継ぎが得られないことです。この前提で、業務を組み直します。

引き継ぎができない前提で、1週間の動きを決める

感情の整理は後回しにして、止まる業務から順に手当てします。

• 本人の担当業務を、取引先・社内の依頼・定例業務に分けて一覧にする
• 締め切りが近いもの、取引先に影響が出るものから、代わりの担当者を決める
• 取引先への連絡は、担当者の交代と新しい窓口だけを簡潔に伝える。退職の理由や経緯は話さない
• 共有フォルダ、案件の管理表、直近の報告書やメールの宛先から、進み具合を洗い出す
• 引き継ぎに必要な情報（取引先の連絡先、作業の進み具合、パスワードの保管場所）は、業者の窓口を通じて書面で依頼する。答えが得られなくても、依頼した事実は残す

本人のメールやパソコンの中身を、どこまで確認してよいかは、会社の規程や個人情報の扱いに関わります。業務に必要な範囲に限る、複数人で確認する、記録に残す、といった形を取り、迷うときは専門家に確認してください。

担当を代わった人には、期限と優先順位を示し、「全部は終わらなくていい」と伝えましょう。最初の1〜2週間は、他の仕事を減らす調整も必要です。

手続き・書類の漏れを防ぐチェックリスト

退職代行を通した退職でも、会社がする手続きは通常の退職と変わりません。連絡は窓口か書面で行い、書類は郵送で渡します。

• 退職届（退職日がわかる書面）を受け取る
• 健康保険・厚生年金保険の資格喪失届を、事実発生から5日以内に年金事務所へ出す
• 雇用保険の資格喪失届と離職証明書を、離職日の翌日から10日以内にハローワークへ出し、離職票を本人に届ける
• 源泉徴収票や、本人が求める退職証明書を交付する
• 最後の給与と、返還する金品の手配をする

期限のある手続きは、本人からの連絡を待たずに進められます。細かい様式や手順は、社会保険労務士や管轄のハローワーク・年金事務所に確認すると確実です。

業務の立て直しも、手続きも、書類の管理も、人事が一人で抱え込む形になっていないでしょうか。一人で回すほど、抜けが出やすくなります。

担当者が少ない会社でも、次の退職や不調に備えて相談先と窓口を整えておきたいときは、ココロチェックのサービス資料で考え方を確認できます。

残ったチームへの説明とケア

退職代行で辞めた人の周りには、驚き、怒り、不安など、さまざまな気持ちが残ります。業務の立て直しと同じくらい、チームへの説明が大切です。

チームへの説明の例文

説明は、事実だけを短く、そして誰が何を引き受けるかをはっきり伝えます。

• 「〇〇さんは、〇月〇日付で退職することになりました。経緯の詳細は、本人のプライバシーの関係でお伝えしません」
• 「担当していた業務は、〇〇さんと〇〇さんに分担します。優先順位は、私が整理して明日までにお伝えします」
• 「急な話で戸惑っている人も多いと思います。気持ちや業務の負担で気になることは、私にでも人事にでも、いつでも話してください」

避けたいのは、次のような伝え方です。

• 「無責任だ」「裏切られた」など、本人への評価を話す
• 退職の理由を推測して広める
• 「あなたたちは辞めないでね」と、残った人に念押しをする

悪口は、聞いた側に「自分が辞めるときも、こう言われる」という感覚を残します。

残ったメンバーの負担と気持ちを見る

業務が増えると、疲れや不満が表に出にくくなります。数週間は、次の点を意識してください。

• 引き継いだ人の残業時間と、休めているかを、上司と人事が週に一度は確認する
• 1対1で、「いま一番負担になっていることは何か」を聞く機会をつくる
• 必要なら、期限の延期、応援の人員、業務の一時停止を検討する

無断欠勤や連絡が取れない場面での動き方は、無断欠勤で連絡が取れないときの対応で整理しています。

上司が自分を責めすぎないために

上司や人事は、「自分の接し方が悪かったのか」「なぜ気づけなかったのか」と考え込みやすいものです。退職代行を使う理由は、職場の事情、本人の性格、家庭の事情、過去の経験など、いくつも重なっています。一つの原因を決めつけることはできません。

• 退職代行が使われた事実と、あなたの価値は別のものです
• 直接言えなかったのは、上司個人だけでなく、言い出しにくさを生んだ職場の仕組みの問題でもあります
• 責任を感じすぎて眠れない、仕事に手がつかない、といった状態が続くときは、一人で抱えず、社内の別の人や外部の相談先に話してください。厚生労働省の「こころの耳」には、働く人や、部下を持つ人が使える電話・SNSの相談窓口があります（こころの耳）

反省は、落ち着いてから、責める形ではなく「次にどうするか」の形でします。

退職代行が使われた後に、会社が見直したいこと

手続きとチーム対応が落ち着いたら、同じことを繰り返さない準備に入ります。ここは長くなりやすいので、役割ごとに別の記事を用意しています。

• 退職の前兆に気づく: 仕事辞める人の前兆チェックリスト
• 続けて辞める動きを止める: 連鎖退職の原因と止め方
• 離職そのものを減らす: 離職防止の取り組み

この記事で大事なのは、見直しは「誰が悪かったか」ではなく「言い出せる経路があったか」で考えることです。

• 上司以外に、気軽に相談できる窓口があったか。社内の窓口が使われにくい理由は社内相談窓口が使われない理由と改善策で整理しています
• 面談や1on1で、本音が出せる雰囲気があったか
• 負担が偏っていないか、休みを取りやすいか

退職代行を使う人の中には、「顔を合わせて言えない」「引き止められるのが怖い」と感じている人が少なくありません。言い出せる経路を増やすことが、将来の予防につながります。

ココロチェックで、退職の手前の「言えなさ」を拾う

退職代行が使われる背景には、本人が上司に言えないまま悩みを抱え込んでいた、という事情があることがあります。社内の窓口だけでは、「人事に知られたくない」「上司に筒抜けになるのでは」という不安が残り、相談されにくい場合もあります。

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退職代行の会社側の対応についてよくある質問

Q. 退職代行を使われたら、会社は断れますか？

期間の定めのない雇用では、民法第627条第1項により、申し入れから2週間で雇用が終わる仕組みで、会社の承諾を取る形ではありません。断る・認めないという議論に時間を使うより、代行先と本人の依頼の確認、退職日と手続きの調整を進めるのが現実的です。期間の定めがある場合や、就業規則との関係で判断に迷うときは、社会保険労務士・弁護士に相談してください。

Q. 退職代行から連絡が来たら、本人に連絡してもいいですか？

弁護士や労働組合が窓口になっている間は、直接の連絡を控えるのが基本の考え方です。必要な事務連絡は、窓口を通すか書面で行います。民間業者の場合に、どこまで直接連絡してよいかは判断が分かれやすいため、専門家に相談してから動くと安心です。いずれの場合も、家族や友人への連絡は避けてください。

Q. 退職代行の業者は、弁護士でなくても会社と話し合えますか？

業者の種類によって、会社と話し合える範囲が違うとされています。種類の確認が、会社側の対応の最初の一歩です。退職日、有給休暇、金銭が絡む話し合いを誰と進めてよいかは、社会保険労務士や弁護士に確認してください。

Q. 退職代行を使われた社員の貸与品が返ってこないときは？

まず、返却方法（郵送、着払いの扱い、送り先）を書面で伝えて、受領の確認までを記録に残します。出社や面談と引き換えにする伝え方は避けます。期限を過ぎても返ってこない場合の次の手は、社会保険労務士や弁護士に相談して決めてください。

Q. 退職代行を使われたことを、他の社員に伝えていいですか？

退職代行を使ったという事実や理由は、伝える必要はありません。「〇月〇日付で退職になった」「業務は〇〇さんたちで分担する」という事実と、今後の体制だけを伝えるのが無難です。本人のプライバシーの面でも、残る社員の不安をあおらない面でも、推測や評価は避けましょう。

Q. 退職代行を使われて、上司が落ち込んでいます。どう支えればいいですか？

「あなたのせいではない」と短く伝えたうえで、業務の負担を一時的に減らし、話を聞く時間をつくってください。眠れない、食欲がないといった状態が続くときは、産業医や外部の相談先、こころの耳などにつなぎます。反省会は、落ち着いてから「次にどうするか」を中心に行います。

まとめ：退職代行の会社側の対応は、確認・窓口の一本化・チームのケアの順で

• 退職代行から連絡が来たら、代行先の種類と本人の依頼を書面で確かめ、窓口を人事・総務の1人に一本化する。返事は急がない
• 引き継ぎができない前提で、止まる業務から担当を決める。退職の手続きと書類は通常の退職と同じく進め、判断に迷う点は社会保険労務士・弁護士へ
• 残ったチームには事実だけを短く伝え、負担と気持ちを見守る。上司や人事は、自分を責めすぎない

退職代行を使われたときの会社側の対応は、法律の判断よりも、順番を守って動くことが土台になります。落ち着いたら、言い出せる経路を増やす見直しに進みましょう。

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