面接指導結果報告書の記入例｜項目の意味と5年保存の決まり

面接指導が終わると、医師から「面接指導結果報告書」と「就業上の措置に係る意見書」が届きます。人事・総務の担当者にとっては、「この書類のどこを読めばいいのか」「面接指導結果報告書の記入例はあるのか」「会社として何を作り、どれだけ保存すればいいのか」が気になるところです。

結論から言うと、報告書と意見書を書くのは面接指導をした医師で、会社が負う義務は「面接指導の結果の記録を作り、5年間保存すること」と「医師の意見を聴くこと」です。医師の報告書が必要な項目を満たしていれば、それを記録として保存する運用が一般的です。この記事では、厚生労働省の様式例の項目の意味、記入の考え方、受け取った後の確認と保存の仕方を整理します。

面接指導そのものの流れは、ストレスチェックの面接指導の手順を解説した記事で説明しています。ここでは「面接指導のあとの書類」に絞ります。

面接指導結果報告書とは？4つの書類の違いを先に整理する

面接指導まわりの書類は名前が似ていて、混同されがちです。まず、誰が何のために作る書類かを分けておきます。

医師が作る「面接指導結果報告書」と「就業上の措置に係る意見書」

厚生労働省の「長時間労働者、高ストレス者の面接指導に関する報告書・意見書作成マニュアル」には、医師が作成する様式例が示されています。面接の結果をまとめる「面接指導結果報告書」と、会社がとるべき就業上の措置について医師の意見を書く「就業上の措置に係る意見書」の2つで、様式例では1枚にまとまっています。長時間労働者用、高ストレス者用、両方を兼ねた兼用の3種類があります。

よく「事業者意見書」と呼ばれますが、これは会社の意見ではありません。医師が会社に対して述べる意見を書く書類です。会社が自分で意見を書き込む欄ではない点に注意してください。

会社が作って保存する「面接指導の結果の記録」

労働安全衛生規則は、会社に面接指導の結果の記録を作成して5年間保存することを求めています。医師の報告書や意見書が記録の必要項目を満たしていれば、その書類を保存することで足りる運用が一般的です。項目が足りない場合は、会社が不足分を補った記録を作ります。

労働基準監督署へ出す「報告」は別もの

常時50人以上の労働者を使う事業場は、年に1回、ストレスチェックと面接指導の結果等を労働基準監督署へ電子で報告します。ここで報告するのは、面接指導を受けた人数などの集計です。個人ごとの報告書を出すわけではありません。この報告は、本記事の書類とは別の手続きです。

面接指導結果の記録は5年間保存する（根拠と記載事項）

記録の作成と保存は、条文に書かれた会社の義務です。高ストレス者と長時間労働者で根拠の条文が異なるので、分けて確認しましょう。条文はe-Gov法令検索の労働安全衛生規則で読めます。

高ストレス者の面接指導：安衛則52条の17・18

高ストレス者の面接指導では、安衛則第52条の18で、結果の記録を作成して5年間保存することが定められています。記録に書く項目は次のとおりです。

• 実施年月日
• 労働者の氏名
• 面接指導を行った医師の氏名
• 医師の意見
• 勤務の状況
• 心理的な負担の状況
• そのほかの心身の状況

後ろの3つは、第52条の17で医師が面接で確認するよう定められた事項です。

長時間労働者の面接指導：安衛則52条の6・7

長時間労働者の面接指導では、第52条の6で記録の作成と5年間の保存が定められています。記録に書く項目は次のとおりです。

• 実施年月日
• 労働者の氏名
• 面接指導を行った医師の氏名
• 疲労の蓄積の状況
• そのほかの心身の状況
• 医師の意見

対象になるのは、1週間40時間を超える労働時間が月80時間を超え、疲労の蓄積が認められ、本人が申し出た労働者です。医師による面接指導の対象者の決め方や流れは、長時間労働対策の手順を解説した記事で説明しています。

医師の意見聴取は「遅滞なく」

面接指導の結果に基づく医師の意見聴取は、面接指導のあと遅滞なく行うことが、第52条の7と第52条の19に定められています。「遅滞なく」の日数は条文にありません。社内で「面接後○日以内に意見書を受け取る」と、医師との間で決めておくと運用しやすくなります。

意見を聴いたあと、会社は必要があると認めるとき、就業場所の変更、作業の転換、労働時間の短縮、深夜業の回数の減少などの措置を講じ、医師の意見を衛生委員会などに報告するなどの対応をとります（労働安全衛生法第66条の8第5項、第66条の10第6項）。

様式に決まりはなく、記載事項が大事

省令が定めているのは記載する事項で、決まった様式はありません。厚生労働省の様式例を使っても、同じ項目が入った自社の書式でもかまいません。

面接指導結果報告書の様式例の項目と書き方

ここからは、厚生労働省の様式例にある項目を、人事が読み取るための視点で説明します。様式そのものは、こころの耳の面接指導のページから入手できます。

対象者と勤務の状況

最初に、対象者の氏名、所属、性別、年齢を書きます。続く「勤務の状況」には、労働時間と、労働時間以外の要因（精神的緊張を強いられる、突発対応が多いなど）を書きます。マニュアルでは、医師が人事・労務担当者から労働時間や職務内容の情報を集めて判断するとされています。人事が面接前に渡す資料の質で、この欄の中身が決まります。

疲労の蓄積の状況と心理的な負担の状況

長時間労働者用では、疲労の蓄積の状況を4段階（0から3）で評価する欄があります。高ストレス者用では、心理的な負担の状況として、ストレスチェックの結果の3つの点数（ストレスの要因、心身の自覚症状、周囲の支援）を書く欄があります。

点数はストレスチェックの評価結果をそのまま記載し、面談で気づいた医学的な所見があれば特記事項に書きます。

そのほかの心身の状況と本人への指導区分

「そのほかの心身の状況」は、所見なし・所見ありのどちらかを選びます。続いて医師が総合的に判定し、本人への指導区分を選びます。区分は、措置不要、要保健指導、要経過観察、要再面接、現病治療継続または医療機関紹介です。

この欄は本人への指導の区分であって、会社への指示ではありません。会社が動くのは、次の意見書の部分です。

就業区分と就業上の措置（会社が読む中心の欄）

意見書のうち会社に直接関わるのは、就業区分と措置の欄です。

• 就業区分：通常勤務、就業制限・配慮、要休業のいずれか
• 労働時間の短縮：時間外労働の制限（月○時間まで）、時間外労働の禁止、就業時間の制限、変形労働時間制または裁量労働制の対象からの除外、就業の禁止（休暇・休養の指示）など
• 労働時間以外の項目：就業場所の変更、作業の転換、深夜業の回数の減少、昼間勤務への転換など
• 措置期間：日・週・月、または年月日から年月日まで
• 職場環境の改善に関する意見（高ストレス者用）：周囲のサポートを含む職場の問題点と改善の提案
• 医療機関への受診配慮等と、その他の連絡事項

最後に医師の所属先、実施年月日、医師の氏名が入ります。

診断名や具体的な訴えは書かれない

マニュアルでは、診断名、検査値、具体的な愁訴の内容などの加工前の情報や詳細な医学的情報は、報告書や意見書に記載しないとされています。会社が受け取る書類に病名が書かれていなくても、不備ではありません。会社に必要なのは、病名ではなく、どんな措置をいつまでとればよいかです。

面接指導結果報告書の記入例（架空）

次の例は、様式の項目に沿って、読み手にわかりやすい書き方を示した架空の例です。実在の事例ではありません。実際の書類は医師が書きますが、人事が「このくらい具体的に書いてもらえると措置を決めやすい」と医師に依頼する際の目安になります。

高ストレス者に対する医師の面接指導結果報告書の例

• 勤務の状況：営業職。直近3か月の時間外労働は月20から30時間。新規顧客の対応が重なり、休日に連絡が入ることが多い
• 心理的な負担の状況：ストレスの要因 ○点、心身の自覚症状 ○点、周囲の支援 ○点（ストレスチェック結果をそのまま転記）
• そのほかの心身の状況：所見あり。睡眠が十分にとれていない状況がある
• 本人への指導区分：要保健指導、要再面接（約2か月後）
• 就業区分：就業制限・配慮
• 措置の内容：休日の業務連絡を原則控える。新規顧客の担当件数を調整する。措置期間は3か月
• 職場環境の改善に関する意見：担当の引き継ぎ手順を決め、相談しやすい体制を整えることが望ましい

「調整する」だけで終わらず、期間と範囲が読み取れるかが目安です。ストレスチェックの点数は、結果の記録の一部として記載されます。

長時間労働者の面接指導の例

• 勤務の状況：製造部門。直近1か月の時間外・休日労働は月90時間。繁忙期の納期対応が続いている
• 疲労の蓄積の状況：3（高）
• そのほかの心身の状況：所見あり。疲労感が強く、休日も回復しにくいと本人が述べている
• 就業区分：就業制限・配慮
• 措置の内容：時間外労働を月45時間までとする。夜間の作業を減らす。措置期間は2か月
• その他：期間終了前に再度面接指導を行い、措置の継続を判断する

兼用の様式を使う場合

高ストレス者が同時に長時間労働の対象でもある場合は、兼用の様式を1枚使う方法があります。この場合も、長時間労働者として必要な疲労の蓄積の状況と、高ストレス者として必要な心理的な負担の状況の両方が入っているか確認してください。

医師から書類を受け取ったときの確認チェックリスト

医師から書類を受け取ったら、まず記録として成り立っているか、次に会社として措置を決められるかを確認します。長時間労働者への面接指導のチェックリストとしても使える形にしました。

記録として必要な項目がそろっているか

• 実施年月日が書かれている
• 労働者の氏名が書かれている
• 面接指導をした医師の氏名が書かれている
• 医師の意見（就業区分と措置）が書かれている
• 長時間労働者の場合は、疲労の蓄積の状況とそのほかの心身の状況がある
• 高ストレス者の場合は、勤務の状況、心理的な負担の状況、そのほかの心身の状況がある

措置を決められる書き方になっているか

• 措置の内容が具体的で、会社が実行できる範囲か
• 措置の期間が書かれているか
• 再面接や経過観察の時期が書かれているか
• 医療機関への受診への配慮が必要な場合、その点が書かれているか

不足があれば、医師に確認します。医師の意見を勝手に書き換えてはいけません。意見の内容は、医師に確認したうえで記録に残します。措置を決める前に本人の意見も聴き、話し合いの結果を記録に残すと、後で経緯を説明しやすくなります。

手順の流れで見る確認ポイント

• 面接指導の前：医師に勤務の状況の資料（労働時間の記録、業務内容）を渡したか
• 面接指導の後：意見書を受け取る期限を決め、期限内に受け取ったか
• 措置を決める時：本人と上司に伝え、業務の割り振りまで変えたか
• 措置の後：期間の終わりに様子を確認し、再面接の要否を決めたか

書類をそろえて措置まで決めると、次は「面接指導を申し出にくい人や、面接のあとも話を聞いてほしい人をどう支えるか」が課題になります。社外の相談先をあわせて検討する際の材料として、サービス資料もご用意しています。

面接指導結果報告書の保存と管理で気をつけること

記録は作って終わりではありません。5年間、他の人に見られず、必要なときに取り出せる状態で持っておく必要があります。

保存期間は5年間

保存期間は5年間です。いつから数えるかは条文に細かく書かれていないため、実施年月日から5年として、社内で運用を決めておくと迷いません。紙で保存する場合も電子で保存する場合も、5年間は読める状態を保ちます。

なお、長時間労働の面接指導では、労働時間の状況の記録を3年間保存する別のルールがあります（安衛則第52条の7の3）。面接指導の記録の5年間と混同しないようにしてください。

保管場所と見られる人を限る

面接指導の記録には、本人の心身の状況やストレスチェックの結果が含まれます。人事の担当者のうち、措置の実務に必要な人だけが扱えるよう、保管場所と閲覧できる人を決めておきます。鍵つきのキャビネットや、アクセス権を設定したフォルダなどが考えられます。

ストレスチェックの結果そのものは、本人の同意がなければ会社に提供されません。ただし、本人が面接指導を申し出た場合は、結果を会社に提供することに同意したとみなされます（厚生労働省のマニュアルの整理）。結果の扱いは、ストレスチェックの結果は誰が見られるかを解説した記事で詳しく説明しています。

上司には必要な範囲だけを伝える

措置を実行するには、直属の上司の協力が欠かせません。上司に伝えるのは、「何をどの期間、どう調整するか」という措置の内容に限ります。報告書そのものを回覧したり、心身の状況や点数を伝えたりしないでください。

書類をまとめる流れを作っておく

面接指導のたびに書式を探すと、記入漏れが起きます。あらかじめ、厚生労働省の様式例をもとにした自社のひな形、医師への依頼文、受け取りから保管までの担当を決めておきます。対象者は年に数人程度でも、毎年必ず発生する業務です。

産業医がいない会社は、書類を誰に書いてもらうか

報告書や意見書は医師が作る書類です。産業医を選任している事業場（常時50人以上）は、産業医に依頼するのが基本です。産業医の選任義務や役割は、産業医の義務を解説した記事にまとめています。

50人未満で産業医がいない会社は、面接指導を引き受けてくれる医師を先に探しておく必要があります。長時間労働者の面接指導は事業場の規模にかかわらず会社の義務で、高ストレス者の面接指導も、50人未満のストレスチェックが2028年4月1日から義務になるのにあわせて対象になります。義務化の全体像は、ストレスチェック義務化の記事をご覧ください。

契約形態は、嘱託の産業医に依頼する方法などがあります。嘱託の場合の選び方は、嘱託産業医を解説した記事を参考にしてください。

どの場合でも、依頼のときに「厚生労働省の様式例の項目で、報告書と意見書を作ってほしい」と伝えておくと、記録に必要な項目が欠けにくくなります。

ココロチェックで、面接指導の前後の相談先を用意する

面接指導の書類は、手順どおりに作れば整います。一方、社内だけでは埋めにくい課題が2つ残ります。1つは、面接指導を申し出ない高ストレス者や、面接のあとも話を聞いてほしい人の相談先です。もう1つは、面接指導の対象になる前の段階で、組織の負担の偏りに気づくことです。

ココロチェックは、産業保健の担当者がいない会社のための法人向けメンタルヘルスサービスです。組織の状態を「測る」ところから、社員が専門家に相談して「癒す」ところまでを一つのサービスで支えます。

• 設問に答えるだけで、組織の状態と部署ごとの傾向がわかる組織診断を、無料で用意しています
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面接指導のあと、書類の手続きで終わらせず、社員が相談しやすい状態をつくる手段としてご活用ください。

面接指導結果報告書のよくある質問

Q. 面接指導結果報告書は誰が作成しますか？

面接指導を行った医師が作成します。報告書と、就業上の措置に係る意見書をあわせて会社に提出するのが一般的です。会社が作るのは、結果の記録（医師の報告書で代用できる場合もあります）です。

Q. 面接指導の記録は何年保存しますか？

5年間です。高ストレス者の面接指導は安衛則第52条の18、長時間労働者の面接指導は第52条の6が根拠です。

Q. 面接指導結果報告書の様式は決まっていますか？

決まった様式はありません。省令が定める記載事項が入っていれば、厚生労働省の様式例でも自社の書式でもかまいません。

Q. 医師の意見書に病名が書かれていないのですが、問題ですか？

問題ありません。厚生労働省のマニュアルでは、診断名などの詳細な医学的情報は報告書や意見書に記載しないこととされています。会社が必要とするのは、措置の内容と期間です。

Q. 面接指導結果報告書は労働基準監督署に提出しますか？

個人ごとの報告書を提出する必要はありません。常時50人以上の事業場は、ストレスチェックと面接指導の結果等の集計を年に1回、労働基準監督署へ報告します。これは別の手続きです。

まとめ：面接指導結果報告書の記入例を参考に、記録は5年保存する

• 面接指導結果報告書と意見書は医師が書き、会社は面接指導の結果の記録を作って5年間保存します。根拠は、高ストレス者が安衛則52条の18、長時間労働者が52条の6です
• 受け取った書類は、実施年月日・氏名・医師の氏名・医師の意見などの必要項目と、措置の内容と期間が具体的かを確認します
• 記録には本人の心身の状況が含まれるため、保管場所と見られる人を限り、上司には措置に必要な範囲だけを伝えます

面接指導の書類は、毎年少数でも必ず発生します。様式例をもとにした自社のひな形と、依頼先の医師を先に決めておくことが、面接指導結果報告書の作成と5年保存を滞りなく進めるコツです。